EDI-Provider finden – was ein Dienstleister bieten sollte

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EDI-Provider finden – was ein Dienstleister bieten sollte

EDI (Electronic Data Interchange, also der elektronische Datenaustausch), birgt enormes Potenzial zur Vereinfachung und Beschleunigung von Prozessen sowie zur Kosteneinsparung. Der Erfolg eines EDI-Projekts steht und fällt aber mit einer effektiven Konzeption und Umsetzung. Viele Unternehmen haben dazu weder das Know-how noch die Ressourcen noch die Technik zur Verfügung. Hier kommen EDI-Provider wie HÜNGSBERG ins Spiel. Was ein EDI-Dienstleister ist, welche Vorteile die Zusammenarbeit mit einem EDI Provider für Sie birgt und worauf Sie bei der Auswahl nach einem passenden EDI-Dienstleister achten sollten, erfahren Sie in unserem Blogartikel..

Was ist ein EDI-Dienstleister?

Ein EDI-Provider plant und implementiert zusammen mit dem Kunden das EDI-Projekt. Dazu stellt er die nötige Technik inklusive Betrieb, Support und Wartung zur Verfügung. Zudem übernimmt er oft auch Teile des Projektmanagements und liefert Beratungsdienstleistungen. Für die technische Umsetzung bieten EDI-Service-Provider meist eine Software an. Diese übernimmt die Aufgabe eines Netzwerks, über welches der automatische Austausch von strukturierten Daten stattfindet und an das alle gewünschten Akteure wie Geschäftspartner, Filialen, Lieferanten etc. angebunden werden. Schlüsselfunktionen dieses Netzwerkes bzw. des EDI-Dienstleisters beim Datenaustausch sind die Konvertierung von Daten in branchenübliche Standards (z. B. EDIFACT, ANSI, ODETTE, VDA) und der Versand mit geeigneten Übertragungsprotokollen (z. B. OFTP2 oder AS2).

Wozu braucht man einen EDI-Service-Provider?

Große Unternehmen sind durchaus in der Lage, EDI selbst zu betreiben. Dazu verwenden sie ihr eigenes Rechenzentrum, stellen ein entsprechendes Team mit entsprechenden Fähigkeiten und Erfahrungen zusammen und planen die nötigen Ressourcen für das Projektmanagement ein. Denn außer einer funktionierenden technischen Lösung müssen diverse organisatorische Aufgaben erledigt werden. So muss geplant werden, welche Partner angebunden werden sollen; es muss geprüft werden, mit welchen Systemen (z. B. ERP-Systemen) diese arbeiten, wie die Datenqualität ist und welche Abläufe ggf. noch per Telefon, Fax etc. erledigt werden. Dementsprechend können auch Workshops und Schulungen notwendig sein. Verträge und Erklärungen zwischen allen Beteiligten verursachen zudem anfänglichen bürokratischen Aufwand. Nicht zuletzt müssen Verantwortungen und Mechanismen bei Fehlern und Ausfällen des Systems festgelegt werden und auch technisch funktionieren.

Ein EDI Service Provider hilft Ihnen dabei, die Kommunikation zwischen Ihnen bzw. Ihren Kunden oder Lieferanten mittels elektronischer Datenaustauschlösungen reibungslos und effizient zu gestalten:

Ein EDI-Service Provider unterstützt bei der reibungslosen und automatisierten Kommunikation entlang der Supply Chain

EDI selbst verwalten …

EDI in Eigenregie hat den Vorteil, von externen Dienstleistern unabhängig zu sein. Dies lohnt sich aber meist nur für Großunternehmen mit einer hohen Anzahl an Lieferanten, Filialen und Kunden. Denn allein das initiale technische Setup sowie die dauerhafte Wartung erfordern viel Know-how sowie Investitionen in Hardware, Software und IT-Personal.

… oder doch lieber outsourcen?

Diese Investitionen entfallen, wenn die IT-Infrastruktur an einen EDI-Provider ausgelagert wird. Dieser stellt etwa eine Software als Cloud-Service zur Verfügung, die über das Internet genutzt wird. Je nach Unternehmensgröße, Branche, Anforderungen, Anzahl und Art der Partner, Datenvolumen etc. bieten EDI-Provider wie HÜNGSBERG verschiedene Software-Lösungen an. Für kleine sowie die meisten mittelständischen Unternehmen ist dies die weitaus kosteneffizientere Lösung. Außerdem muss kein unternehmensinternes Know-how aufgebaut werden, das Projekt kann zügiger realisiert werden, und die Verantwortung für Fehler und unvorhergesehene Hürden wird an den EDI-Dienstleister ausgelagert. Nicht zu vergessen ist die Beratungsleistung eines Providers, der gemeinsam mit dem Unternehmen Fragen anpackt wie:

  • Was sind Motivation und Ziel der EDI-Implementierung?
  • Bei welchen Partnern ist die Anbindung sinnvoll und lohnenswert?
  • Bei welchen Partnern ist die EDI-Anbindung technisch überhaupt umsetzbar?
  • Was brauchen Mitarbeiter und Partner, um das System in ihren Alltag zu integrieren?
  • Welche Stammdaten müssen bereinigt werden?
  • Wie wird das System getestet, bevor es live geht? Wie lange dauert das alles und was wird es kosten?

Vorteile eines EDI-Dienstleisters

Folgende Vorteile bietet Ihnen ein EDI-Dienstleister wie HÜNGSBERG

Wie geht ein EDI-Provider vor?

Ein EDI-Projekt beschränkt sich bei Weitem nicht nur auf das Installieren einer Software. Typischerweise setzt ein EDI-Dienstleister in Zusammenarbeit mit dem Kunden / dem Unternehmen folgende Schritte um:

1. Ist-Analyse

Zuerst wird geklärt, was Sinn und Zweck des EDI-Projekts ist. Daraus folgt, welche Partner überhaupt angebunden werden sollen. Dies kann je nach Zielsetzung des EDI-Projekts variieren: Womöglich soll die Kommunikation mit Versand-Dienstleistern automatisiert werden, um Lieferscheine und Rechnungen nicht mehr von Hand bearbeiten zu müssen. Vielleicht soll aber auch der Austausch mit Engineering-Dienstleistern vereinfacht werden, um CAD-Daten zentral verwalten zu können. Dann wird festgestellt, welche Systeme alle Beteiligten (das Unternehmen selbst sowie die anzubindenden Partner) aktuell verwenden: Welches ERP/Warenwirtschaftssystem, welche Buchhaltungs-Software ist wo im Einsatz? Des Weiteren: Wie sind die Daten in diesen Systemen strukturiert? Und wie konsistent sind sie gepflegt? Ggf. müssen Stammdaten noch aufbereitet werden, um später konvertiert werden zu können. Aus diesen Fragen ergeben sich Projektumfang, Aufwand, Kosten und zu erwartender Nutzen (z. B. Kosteneinsparungen). Die Analyse des Status quo bildet damit nicht zuletzt die Entscheidungsgrundlage für das Management, ob und in welchem Umfang EDI umgesetzt werden soll.

2. Setup der Infrastruktur

In zweiten Schritt erfolgt das Setup des Systems. Dazu werden die technischen Verbindungen zu den Partnern aufgebaut. Zudem werden die von allen Beteiligten bislang verwendeten Dokumentenstandards ausgetauscht und die Konvertierungen definiert. Ebenso werden die zum Einsatz kommenden Protokolle festgelegt.

3. Testphase

Bevor das System tatsächlich in Betrieb genommen wird, erfolgt ein angemessener Test unter praxisnahen Bedingungen. Das heißt, die EDI-Software wird auf einem Testserver installiert und alle Abläufe werden geprobt: Testdaten werden mit den festgelegten Standards und Protokollen versendet und konvertiert und es wird überprüft, ob sie beim Empfänger korrekt, also in einem verwertbaren Zustand, ankommen. Bei einer EDI-Ablöse empfiehlt es sich, die gleichen Abläufe parallel mit den bisher eingesetzten Methoden umzusetzen und die Ergebnisse zu vergleichen. So kann der EDI-Service-Provider noch Anpassungen vornehmen, bis der ganze Prozess korrekt vonstattengeht. In diesem Schritt werden oft noch ungenügend gepflegte Stammdaten bereinigt. Außerdem erfolgen Schulungen des Personals im anwendungsbezogenen Umgang mit der EDI-Software.

4. Go-Live

War die Testphase schließlich erfolgreich und wurde das System vom Kunden abgenommen, wechselt der EDI-Dienstleister auf das Live-System. Ab nun werden Dokumente im Arbeitsalltag automatisch ausgetauscht und verarbeitet.

5 Adaption

Obwohl die eigentliche EDI-Einführung damit abgeschlossen ist, prüft ein guter EDI-Provider in enger Abstimmung mit seinem Kunden stets, ob der Prozess in den folgenden Wochen und Monaten angepasst, erweitert oder adaptiert werden muss. Die Gründe für die Anpassung von EDI-Prozessen sind vielfältig und liegen z. B. in einer sich veränderten Markt- und Wettbewerbsstruktur, geänderten internen Zielvorstellungen oder neuen Kundenanforderungen. Zusätzlich können weitere Schulungen oder Beratungsdienstleistungen nötig werden, um offene Fragen zu beantworten und den neuen Prozess fest im Unternehmensalltag zu verankern.

Support und Monitoring machen den Unterschied

Trotz Testbetrieb und Adaption können unvorhersehbare Fehler auftreten, die den reibungslosen Austausch von Daten be- oder verhindern. Das kann etwa ein Hardwarefehler bei einem Lieferanten oder anderem Partner sein, ebenso ein Fehler in den angebundenen Systemen (ERP o. ä.). Der EDI-Provider sollte den Fehler identifizieren und die nötigen Schritte zu einer Lösung schnell einleiten können. Dazu nimmt er mitunter auch Kontakt zu den betroffenen Partnern auf, damit diese Fehler auf ihrer Seite beheben.

Um Fehler frühzeitig erkennen zu können, wird Monitoring bei vielen EDI-Dienstleistern, ebenso wie bei HÜNGSBERG, großgeschrieben. Unabhängig vom Support dient das Monitoring dazu, die reibungslose Übertragung von elektronischen Daten sicherzustellen. Bei der Entscheidung für einen geeigneten EDI-Dienstleister sollten Sie deshalb das Monitoring-Angebot des jeweiligen Providers genau prüfen. Denn nur lückenloses Monitoring bietet Schutz und sofortige Hilfe bei spontan auftretenden, möglicherweise stark geschäftsschädigenden Ausfällen und Störungen.

Wie finde ich nun einen geeigneten EDI-Provider?

Es gibt einige wichtige Punkte, welche Sie bei der Auswahl eines passenden EDI-Dienstleisters beachten sollten:

Darauf sollten Sie bei der Wahl eines EDI-Dienstleisters achten:

  • Klare Zieldefinition: EDI ist wie alle Digitalisierungsmaßnahmen kein Selbstzweck. Ihr Dienstleister sollte vor Projektstart zusammen mit Ihnen klar die Ziele der EDI-Einführung definieren. Folgende Punkte sollten dabei Bestandteil Ihres gemeinsamen Austauschs sein:
    • Beschleunigung bestimmter Prozesse und damit Erhöhung der Kundenzufriedenheit
    • Höhere Transparenz und Verlässlichkeit in Zusammenarbeit mit Dienstleistern
    • Reduzierung von Kosten und/oder Personal durch Automatisierung von bisher händischen Prozessen
    • Reduzierung von Lagerkosten durch automatische Ermittlung von Lagerbeständen
    • Reduzierung von Fehlern bei der Übermittlung von Daten
    • Besser strukturierte Daten im Hinblick auf ein BI-Projekt u. v. m
  • Realistische Planung des Aufwands: Eine EDI-Einführung ist in den meisten Fällen ein umfassendes Projekt, das verschiedenste firmeninterne und -externe Akteure miteinbezieht. Mit der Installation einer Software ist es in der Regel nicht getan. Analyse, Planung, Setup, Stammdatenbereinigung, Test, Adaption – all diese Schritte nehmen vor Inbetriebnahme des Systems Ressourcen auf Dienstleisterseite, aber auch auf Kundenseite in Anspruch.

  • Realistischer Fahrplan: Wegen der Vielzahl an Akteuren und Herausforderungen sollte ein EDI-Service-Provider diese Phasen in einem realistischen Zeitplan mit entsprechenden Meilensteinen mit Ihnen abstimmen. Die wenigsten EDI-Projekte können in wenigen Monaten umgesetzt werden. Es handelt sich um eine langfristige Investition, deren Return on Investment mit sorgfältiger Planung steht und fällt.

  • Proaktives Projektmanagement: Da der EDI-Provider die nötigen Kenntnisse und Erfahrungen in das Projekt einbringt, sollte er wesentlicher Treiber des Projekts sein. Aufwand, Meilensteine, mögliche Herausforderungen und Pflichten auf Kundenseite sind aktiv vom EDI-Dienstleister zu planen.

  • Durchgehendes Monitoring und zuverlässiger Support: Wie bereits ausgeführt, muss ein reibungsloser Ablauf des Datenaustausches gewährleistet werden. Dazu gehören ein schnelles Erkennen von Fehlern durch lückenloses Monitoring und ein verlässlicher Support.

Was für HÜNGSBERG als Ihr EDI-Provider spricht

  • Über 40 Jahre Erfahrung: Seit 1981 entwickelt HÜNGSBERG weltweit innovative EDI-Lösungen und ist damit Pionier im Bereich Elektronischer Datenaustausch.
  • Kompetenzführer im EDI-Bereich: Heute vertrauen mehr als 500 Unternehmen unseren EDI-Lösungen. Im Datenaustausch für das Engineering sind wir dabei marktführend.
  • Service-Orientierung: Wir haben erkannt, dass die Service-Leistungen von uns als EDI-Dienstleister entscheidend zum Erfolg unserer Kunden beitragen. Mit umfangreichen und hochqualitativen Service-Paketen kennt HÜNGSBERG die genauen Bedürfnisse seiner Kunden und nimmt diese ernst!
  • Zertifizierungen: Wir sind Träger zahlreicher Zertifikate für Standards, Übertragungsprotokolle und Qualität

 

Haben Sie Fragen zu unseren bewährten EDI Lösungen oder möchten Sie wissen, wie wir Sie bei EDI-basierten Prozessen und Herausforderungen unterstützen können? Dann freuen wir uns auf Ihre Kontaktaufnahme!

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