Was ist Peppol? Definition und Ziel:
Peppol ist ein europäisches Netzwerk, das den Dokumentenaustausch zwischen Unternehmen und öffentlichen Einrichtungen erleichtert. Peppol stellt einen effizienten und sicheren Informationsaustausch von Unternehmen sicher, unabhängig von deren Größe oder Standort. Mit Peppol sollten grenzüberschreitende, elektronische Beschaffungsprozesse vereinfacht und standardisiert werden.
Peppol Then vs. Now: Geschichte und Gegenwart
Peppol wurde von der OpenPeppol Association entwickelt. Die Abkürzung Peppol stand ursprünglich für Pan-European Public Procurement On-Line und wurde als EU-Projekt gestartet. Ziel war es, vor allem kleinen und mittelständischen Unternehmen (KMU) einen einfachen Zugang zu öffentlichen Ausschreibungen und zu Beschaffungsprozessen zu bieten sowie den Wettbewerb zu stärken. Heutzutage wird Peppol neben dem behördlichen Dokumentenaustausch auch im B2B-Bereich erfolgreich eingesetzt.
Open Peppol: Die NGO hinter Peppol
Das Peppol-Netzwerk wird von der Non-Profit-Organisation OpenPeppol mit Sitz in Brüssel betrieben. Die Aufgaben von OpenPeppol sind umfangreich und umfassen z.B. die Weiterentwicklung der Standards. OpenPeppol sorgt aber auch für die Interoperabilität und das Netzwerkswachstum, indem öffentliche wie privaten Organisationen beitreten können.
Vorteile von Peppol
Durch die Nutzung von Peppol ergeben sich zahlreiche Vorteile für Unternehmen und Behörden.
Peppol ermöglicht Unternehmen einen automatisierten, medienbruchfreien Datenaustausch ohne Systemwechsel, d.h. direkt zwischen den Systemen der beteiligten Unternehmen und Behörden. Auch die Interoperabilität sowie die Kommunikation zwischen verschiedenen Systemen wird aufgrund standardisierter, einheitlicher und allgemeingültiger Peppol-Prozesse gefördert.
Die Integration von PEPPOL in bestehende Systeme hilft Unternehmen zudem, ihre Lieferketten zu optimieren und schneller auf geschäftliche Anforderungen reagieren.
Zudem gibt es noch weitere Vorteile von Peppol:
Effizienzsteigerung: Aufgrund der Nutzung von PEPPOL können z.B. Rechnungen mit wenigen Schritten aus dem eigenen ERP-System versendet werden.
Reduktion von Verwaltungsaufwand
Masseversand möglich: Peppol ist in der Lage, hohe Volumina (Massenversand) zu versenden – effektiv, problemlos und schnell.
Verbesserung der Transparenz und Senkung der Fehlerrate: Die Nachverfolgung von Rechnungsprozessen wird erleichtert, der strukturierte Austausch sorgt weniger Anwenderfehler.
Sicherheit: Datenschutzrichtlinien und höchste Sicherheitsstandards werden gewährleistet.
Nachteile von Peppol
Neben all seinen Vorteilen besitzt Peppol zweifelsfrei auch Nachteile, die Behörden und Handelspartnern der B2B-Branche bewusst sein sollten. Dazu gehören u.a.
Kosten von Peppol:
Kosten für Einrichtung und Nutzung des Peppol-Netzwerks sind nicht gering und ggf. für kleine Unternehmen beträchtlich.
Abhängigkeit von Peppol-Dienstleistern:
Die Abhängigkeit von ausgewählten Anbietern, die für den Zugang zum Peppol-Netzwerk benötigt werden, wird ebenfalls häufig als Nachteil gesehen.
Notwendigkeit einer Peppol-ID:
Die Notwendigkeit, eine Peppol-ID zu erwerben, stellt ebenfalls einen Nachteil dar.
Zu weiteren Nachteilen verbunden mit dem Peppol-Netzwerk zählen auch die Komplexität der Standards oder auch die begrenzte Anbindung von Unternehmen und staatlichen Stellen.
Wie funktioniert Peppol:
Sinn und Zweck von Peppol ist es, Sender und Empfänger von elektronischen Dokumenten miteinander zu verbinden. Im folgenden Schaubild wird die Funktionsweise von Peppol eingehen erklärt.
Versand und Empfang via Peppol | HÜNGSBERG
Erklärung Schaubild Linke Hälfte:
Peppol verbindet Sender und Empfänger elektronischer Dokumente über sogenannte Access Points miteinander. Beide Parteien, also Sender und Empfänger, benötigen einen sog. Access Point, um am Peppol-Netzwerk teilzunehmen.
Der Rechnungssender übermittelt seine E-Rechnung zunächst an seinen Access Point. Mithilfe der Peppol-Receiver-ID wird die Rechnung an den Access Point des Empfängers weitergeleitet und ihm zur Verfügung gestellt.
Erklärung Schaubild Rechte Hälfte:
Die Rechnungseingangsplattformen ZRE und OZG-RE sind an den Access Point der Bundesbehörden angebunden. Innerhalb dieser Plattformen dient die sog. Leitweg-ID zur Adressierung der jeweiligen Behörde oder Einrichtung.
Update 05/ 2025: Ab Sommer 2025 nur noch OZG-RE als Rechnungseingangsplattform möglich!
Sobald der Lieferant in der Plattform die Peppol-Receiver-ID seines Auftraggebers hinterlegt hat und der Peppol-Kanal freigeschaltet ist, kann er Dokumente oder E-Rechnungen über Peppol an die Eingangsportale senden. Die angeschlossenen Unternehmen oder Behörden können diese Dokumente bzw. Rechnungen abrufen und intern bearbeiten.
Das 4-Corner-Model von Peppol
Folgendes HÜNGSBERG Schaubild veranschaulicht das sog. 4-Ecken-Modell von Peppol, (EN: 4-Corner-Model), das den Austausch elektronischer Dokumente via Peppol beschreibt:
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- Corner 1: Der Absender Dies sind (Beispiel: Ein Unternehmen)
- Corner 2: Der Access Point des Senders, der für den Dokumententransfer ins Peppol-Netzwerk sorgt
- Corner 3: Der Access Point eines Empfängers
- Corner 4: Der Empfänger (z.B. ein Unternehmen, Handelspartner oder auch eine Behörde)
Für den Zugang zum Peppol-Netwerk benötigen beide Handelspartner, also Sender und Empfänger, einen sog. Access Point, mit dessen Hilfe die Dokumente schließlich standardisiert, sicher und interoperabel übertragen werden.
Versand und Empfang mittels Peppol: Das 4-Ecken-Modell
E-Rechnungen über Peppol versenden? So funktioniert es!
Elektronische Rechnungen können über das Peppol-Netzwerk versendet werden. Dazu muss Ihre Rechnungssoftware über einen sog. Peppol-Zugangspunkt mit Peppol verbunden werden. Dies funktioniert entweder direkt über von Peppol-zertifizierte Dienstleister oder durch die Verwendung einer Rechnungssoftware, die mit Peppol verbunden ist.
Eine vollständige Liste aller Peppol-Dienstleister finden Sie auch der offiziellen Peppol-Webseite.
Anwendungsbereiche von Peppol:
Die Anwendungsbereiche von Peppol haben sich in den letzten Jahren gesteigert und umfassen heute insbesondere folgende drei Bereiche:
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- Elektronische Rechnungsstellung (E-Invoicing) an öffentliche Auftraggeber (B2G)
- Datenaustausch (EDI) sowie Austausch von E-Rechnungen zwischen Unternehmen (B2B)
- Austausch sonstiger Geschäftsdokumente wie Bestellungen, Lieferavise uvm..
Peppol und E-Rechnungen:
Neben Dokumenten können auch elektronische Rechnungen (E-Rechnungen) via Peppol übertragen werden. Peppol sorgt für die passende Infrastruktur zur sicheren und effizienten Übertragung von E-Rechnungen zwischen Unternehmen, Behörden und anderen Organisationen oder Handelspartnern.
E-Rechnungen können in verschiedenen Formaten im Peppol-Netzwerk übertragen werden, z.B. im Format XRechnung (in Deutschland).
Je nach Land und Branche ergibt sich ggf. zudem eine verpflichtende Nutzung von Peppol zur Übertragung von E-Rechnungen mittels Peppol z.B. mit der öffentlichen Verwaltung, ggf. aber auch im B2B-Bereich.
HÜNGSBERG und PEPPOL:
Haben Sie noch Fragen zu Peppol oder EDI? Unsere HÜNGSBERG-Experten beraten Sie gerne!
Häufig gestellte Fragen (FAQs) zum Thema Peppol
Ja, die Nutzung von Peppol ist kostenlos. Nach einer Anbindung für Rechnungsbearbeiter ist die Peppol-Nutzung aus den eigenen Systemen unkompliziert, schnell und ohne Kosten für Sie möglich.
Die Peppol-ID steht für Peppol-Participant-Identifier und ist eine einmalige und eindeutige Nummer, die mit jeder sog. Entität verbunden ist. Dokumente wie E-Rechnungen, die über Peppol versendet werden, enthalten stets die Peppol-ID des Senders UND des Empfängers. Ohne eine solche ID wäre nicht sichergestellt, an wen die Rechnung adressiert ist und wohin die Rechnung gesendet werden soll.
Um eine Peppol-ID zu erhalten, müssen Sie sich als Unternehmen für einen Provider entscheiden. Nach der Registrierung bei dem von Ihnen gewählten Provider erfolgt direkt die Aktivierung Ihrer Peppol-ID.
EDI und Peppol ermöglichen beide den elektronischen Austausch von Geschäftsdokumenten. Peppol könnte durch seine verbesserte Interoperabilität, einfachere Anbindung und Flexibilität die zukunftsweisendere Alternative von beiden darstellen.
Fazit: PEPPOL ermöglicht die Integration aller elektronischer Beschaffungsprozesse
Peppol stellt eine zentrale Lösung für den sicheren und standardisierten Austausch elektronischer Geschäftsdokumente dar und bietet allen Akteuren zahlreiche Vorteile. Es wird historisch im öffentlichen Sektor häufig genutzt.
Peppol ermöglicht die vollständige Integration aller relevanten elektronischen Beschaffungsprozesse, nicht nur im Bereich des E-Invoicing.
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