VDA 4938: Was ist das?
VDA 4938, auch VDA Global Invoice genannt, ist der neue Standard für den elektronischen Austausch von Abrechnungsdokumenten, der vom Verband der Automobilindustrie (VDA) entwickelt wurde. Der VDA 4938 ersetzt die älteren Standards VDA 4908 und VDA 4906, die nicht mehr den aktuellen rechtlichen und steuerlichen Anforderungen gerecht wurden.
VDA 4938 basiert auf dem EDIFACT-Format und wurde speziell auf die Bedürfnisse der Automobilindustrie zugeschnitten. Dieser Standard ermöglicht den einheitlichen und effizienten Austausch von Rechnungsdaten und Gutschriften zwischen Unternehmen.
Aufbau des VDA 4938 E-Rechnungsstandards
Eine typische VDA 4938 Nachricht enthält meist Informationen wie Rechnungsnummer, Datum, Zahlungsbedingungen, einzelne Positionen sowie Zuschläge oder Nachlässe bzw. auch die Gutschriftennummer. Diese Inhalte werden in der Regel vom Lieferanten an den Kunden übermittelt:
Aufbau und Funktionsweise eines typischen VDA 4938 Standards im Automotive-Bereich
Bestandteile des E-Rechnungsstandards VDA 4938
Der neue VDA 4938 Standard dient der Vereinheitlichung des Versands von E-Rechnungen und Gutschriften zwischen Firmen mithilfe von EDI. Er wird in verschiedenen Anwendungsszenarien verwendet und ist deshalb in folgende vier Bestandteile eingeteilt:
Übersicht der 4 verschiedenen Bestandteile des VDA 4938 E-Rechnungsstandards.
Manchmal wird auch die Fehlerkommunikation für Abrechnungsdokumente als fünfter Bestandteil des neuen E-Rechnungsstandards genannt.
Möchten Sie mehr über die Bestandteile von VDA 4938 wissen? Die einzelnen Dokumente bzw. zu den jeweiligen Bestandteilen haben wir Ihnen hier verlinkt:
EDI-Prozess und Verarbeitungsablauf einer VDA 4938
Der Austausch von Dokumenten zwischen zwei EDI-Handelspartnern erfolgt anhand einer Abfolge branchenindividueller Geschäftsprozesse. In der Automobilindustrie sind dies die Standards VDA 4984-VDA 4988.
Abfolge von VDA Standards im Automotive-Dokumentenaustauschprozess
VDA 4938 und EDI: Vorteile einer Implementierung für die Automobilbranche
Für Kunden und Lieferanten ergeben sich viele Vorteile aus der Nutzung bzw. dem Austausch von E-Rechnungsdaten über den VDA 4938 Standard. Einige ergeben sich direkt aus den allgemeingültigen Vorteilen der EDI-Nutzung, andere sind direkt bezogen auf die Verwendung des E-Rechnungsstandards VDA 4938, wie in folgender Abbildung dargestellt:
| Vorteile bezogen auf Nutzung von EDI | Vorteile bezogen auf die Verwendung von VDA 4938 |
| Entlastung der Mitarbeiter-/innen, da die manuelle Dateneingabe durch EDI entfällt. | Direkte Verfügbarkeit von Gutschriftinformationen ohne zusätzlichen, manuellen Eingabeaufwand. Dies mindert die Wahrscheinlichkeit von Eingabefehlern nochmals. |
| Fehlerreduktion bzw. -vermeidung, da die Daten automatisiert vom System generiert werden. | Empfangsbestätigung von Gutschriften: Dies stellt sicher, dass alle Rechnungsinformationen vom Zahlungspflichtigen empfangen wurden. |
| Informationsaustauch in Echtzeit | Übertragung hoher Rechnungsvolumina möglich: VDA 4938 ist sehr gut geeignet für die Übertragung von hohen Rechnungsvolumina, und somit prädestiniert für die Nutzung in der Automobil-Industrie. |
| Transparente Übersicht über zu bezahlende Sendungen durch den elektronischen Datenaustausch. | Einheitlicher Automotive-Standard: VDA 4938 sorgt für die Nutzung und Einhaltung einheitlicher Standards im Automotive-Umfeld. |
| Schnelle Verfügbarkeit von Rechnungsdaten | Empfangsbestätigung der Rechnung: Sicherstellung, dass alle Rechnungsdaten erfolgreich an den Zahlungspflichtigen gesendet und von diesem empfangen wurden. Dies geschieht durch den Nachrichtentyp APERAK. |
| Sicherer & vertraulicher Austausch von Rechnungsinformationen durch Verwendung sicherer EDI-Protokolle wie AS2, SFTP, VANs). |
Aufgrund der vielen Vorteile, die der standardisierte Austausch von Rechnungsdaten mittels VDA 4938 für Automotive-Unternehmen, Zulieferer und (Logistik-) Partner bietet, ist es nicht verwunderlich, dass alle deutschen Automobilhersteller den neuen E-Rechnungsstandard nutzen und entsprechende Empfehlungen an Ihre Partner und Tier-Supplier in ihrer Automotive Supply Chain weitergeben:
- Mercedes-Benz oder auch Daimler Truck
- VW Group
- BMW Group
Andere Automobilhersteller wie etwa Porsche verweisen in Ihrem Leitfaden auf den VDA 4938 Standard insbesondere in Bezug auf die Verwendung von EDI in der Finanzindustrie. Auch Tier-Supplier wie Continental Automotive selbst verweisen auf den neuen Nachrichtenstandard.
Weitere Empfehlungen, Hinweise und Tipps sind auch im offiziellen Global INVOIC Anwenderhandbuch des Verband der Automobilindustrie e.V (VDA) zu finden:
EDIFACT und VDA 4938
Der VDA 4938 Standard basiert auf einem EDIFACT-Format (EDIFACT Version D.07A). EDIFACT ist der am weitesten verbreite EDI-Dateiformatstandard im D/A/CH Raum. Die Abkürzung steht für „Electronic Data Interchange for Administration, Commerce and Transport«, also: »elektronischer Datenaustausch für Verwaltung, Handel und Transport“.
VDA 4938 nutzt die EDIFACT-Nachricht INVOIC (=Invoice Message) als Basis, angepasst an die Anforderungen der Automobilbranche und ist somit ein EDIFACT INVOIC Subset. Bei der im Automotive-Bereich genutzten VDA-Empfehlung Global INVOIC D.07A (enthalten in VDA4938 T2) ist neben der Einrichtung und dem Test der EDIFACT Nachricht auch noch eine EDI-Vereinbarung zwischen den Vertragspartnern notwendig.
Aufgrund gesetzlicher Anforderungen in der deutschen Steuergesetzgebung ist die EDIFACT-basierte Global INVOIC für den elektronischen Austausch von eingehenden Rechnungen ein fester Bestandteil zur Übermittlung von elektronischen Rechnungen.
Möchten Sie mehr zum EDI-Dateiformatstandard erfahren? Alle Informationen finden Sie in unserem Artikel UN/EDIFACT: Was ist das?
Fehler bei der Verwendung von VDA 4938
Fehlende oder falsche Daten sind häufig Ursache von Problemen, welche beim Austausch von Rechnungsdaten auftreten. In folgenden Fällen kann es u.a. zu Problemen und Fehlermeldungen kommen: z.B.
- Fehlende oder falsche Referenzen in Bezug auf wichtige Liefer- oder Bestelldaten
- Fehlende Angaben von Preisen, Preiseinheiten und Währungen
- Fehlende Angabe des Zahlungsempfängers
Solche fehlenden oder falschen Angaben innerhalb einer VDA 4938 Nachricht führen im ERP-System des Lieferanten oder Kunden zu einem Verarbeitungsfehler im System. Da die übermittelten Angaben im ERP-System des Kunden, Partners oder (Teile-)Lieferanten nicht bekannt sind, entstehen Fehlermeldungen, die Verzögerungen, Imageverluste oder im schlimmsten Fall auch Strafzahlungen und Auftragsverluste zur Folge haben können.
Mittels unserer HÜNGSBERG Prozessabsicherung sorgen wir für verbesserte EDI-Prozesse, steigern Ihre Datenqualität und helfen Ihnen so, Ihre Kosten zu verringern bzw. sogar Strafzahlungen zu vermeiden.
Wie unser Produkt Ihnen bei der EDI-Prozessabsicherung hilft
Mit unseren ausgeklügelten Modulen zur Prozessabsicherung unterstützen wir unsere Kunden dabei, Ihre EDI-Prozesse und -Datenqualität intern und extern zu verbessern. Auch können zusätzliche manuelle Aufwände, mögliche Strafzahlungen oder sogar der Verlust des Lieferantenstatus durch unsere EDI-Prozessabsicherung nachhaltig reduziert oder gänzlich vermieden werden.
Vorteile durch die EDI-Prozessabsicherung für Hersteller und Lieferanten zusammengefasst:
Hersteller
- Verbesserte Prozessstrukturen auf Lieferantenseite
- Weniger Kosten durch bessere Datenqualität in der Supply Chain
- Effizienz- und Effektivitätssteigerung in der Supply Chain
- Geringere Störungsanfälligkeit der Supply Chain
Lieferanten
- Hohe Einsparungen an Geld und Zeit durch bessere Datenqualität
- Reduktion von Mehraufwänden durch saubere Daten seitens der Hersteller
- Verbesserte Prozessstrukturen und gesteigerte Attraktivität gegenüber Herstellern
- Vermeidung von Strafzöllen oder Verlust des Lieferantenstatus
HÜNGSBERG hilft Ihnen bei der Implementierung des E-Rechnungsstandards
Die Implementierung von VDA 4938 erfordert den Einsatz spezieller EDI-Lösungen – entweder sog. On-Premise-Lösungen wie dem HÜNGSBERG ediDAX oder sog. Cloud-Services wie unserem webDAX. Diese Systeme senden, empfangen und verarbeiten die VDA 4938 Nachrichten.
Zwischen folgenden bewährten EDI Lösungen zum Austausch von Geschäftsnachrichten via VDA 4938 können unsere Kunden wählen:
Die ediDAX Lösung (On Premise) konvertiert und überträgt EDI Nachrichten und kann an ERP-Systeme angebunden werden. Unsere modulare EDI für ERP Lösung ist preislich skalierbar.
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Der clearDAX ist eine Kommunikations- und Konvertierungssoftware on Demand (SaaS) für die Übersetzung von standardisierten Geschäftsnachrichten von einem Quell- in ein Zielformat und den Datenaustausch zwischen Geschäftspartnern.
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Der webDAX ist eine Cloud-Kommunikationslösung zur einfachen Anbindung von und für Kleinanbieter. Mehr erfahren
Mit unseren ausgeklügelten Modulen zur Prozessabsicherung unterstützen wir unsere Kunden dabei, ihre EDI Prozesse und -Datenqualität intern und extern zu verbessern sowie Strafzahlungen zu vermeiden. Mehr erfahren
Neben diesen modularen, flexiblen EDI-Lösungen stehen wir Ihnen als zuverlässiger E-Rechnungsdienstleister mit unserer Expertise gerne jederzeit zu Verfügung. Zudem bieten wir Ihnen ein erstklassiges Paket an EDI-Services sowie professioneller EDI-Beratungsleistungen an.
Als EDI-Pionier mit +40 Jahren Erfahrung besitzt HÜNGSBERG sowohl die passenden Lösungen als auch das erforderliche EDI-Know-How, um den E-Rechnungsstandard VDA 4938 in Ihrem Unternehmen zu implementieren: Und zwar nahtlos, schnell und in enger Abstimmung mit Ihnen!
VDA 4938: Wichtig für die Digitalisierung & Standardisierung von Abrechnungsprozessen
Wie beschrieben stellt der VDA 4938 Standard einen wichtigen Schritt in Richtung Digitalisierung und Standardisierung der Abrechnungsprozesse in der Automobilindustrie dar. Durch die einheitliche Gestaltung elektronischer Rechnungen und Gutschriften ermöglicht der Standard einen effizienteren, transparenteren und rechtssicheren Datenaustausch zwischen Unternehmen. Als Teil der fortschreitenden Digitalisierung in der Branche trägt VDA 4938 dazu bei, Prozesse zu optimieren und die Wettbewerbsfähigkeit der beteiligten Unternehmen zu stärken.
Haben Sie Fragen zu VDA 4938 Standard in der Automobilindustrie oder unseren bewährten EDI-Lösungen wie der E-Rechnung? Gerne beantworten wir Ihre Fragen oder unterstützen Sie bei EDI-basierten Prozessen und Herausforderungen!
Häufig gestellte Fragen (FAQs) zum VDA 4938 E-Rechnungsstandard
Der VDA 4938, auch VDA Global Invoice genannt, dient dem Austausch von Rechnungs- und Gutschriftsdaten in der Automobilbranche aus.
Der Standard ermöglicht die Erfüllung der aktuellen steuerlichen und rechtlichen Anforderungen und löst die beiden alten VDA-Standards 4908 und 4906 ab.
Das Ziel von VDA 4938 ist die einheitliche Gestaltung von elektronischen Rechnungen und Gutschriften, sodass diese auf elektronischem Wege zwischen Unternehmen der Automobilbranche ausgetauscht werden können.
EDIFACT spielt eine zentrale Rolle im VDA 4938 Standard für elektronische Rechnungen in der Automobilindustrie. Der VDA 4938 Standard basiert auf einem EDIFACT-Format (EDIFACT Version D.07A) und nutzt die EDIFACT-Nachricht INVOIC (=Invoice Message) als Basis, angepasst an die Anforderungen der Automobilbranche. Somit spielt EDIFACT eine entscheidende Rolle für die elektronische Rechnung- und Gutschriftkommunikation mittels VDS 4938 im Automotive-Bereich.
APERAK (Application Error and Acknowledgment Message) ist eine Bestätigungsnachricht, die vom Empfänger einer Nachricht zurück an den Sender geschickt wird)
HÜNGSBERG ist ihr kompetenter EDI Dienstleister – seit 1981:
HÜNGSBERG als umfassender EDI-Dienstleister mit über 40 Jahren Erfahrung und Marktführer im CAD/CAM-Bereich berät sie hierzu gerne. Dank einer breiten Produktpalette können wir Ihnen genau die EDI-Lösung bieten, die Ihren Zielen, Ihrer Branche und Ihrer Unternehmensgröße entspricht.
Kontaktieren Sie einfach unser Consulting-Team und erhalten Sie eine auf Sie zugeschnittene Lösung:
