IDoc ist das Inhouse-Format für Geschäftsnachrichten von SAP-Systemen. Doch wie sieht ein IDoc aus und wie funktioniert es?
Was ist IDoc?
IDoc steht für „Intermediate Document“ und ist ein Format für Geschäftsnachrichten, das von SAP-ERP-Systemen erzeugt und eingelesen wird. Je nach abgebildetem Geschäftsprozess (Bestellung, Rechnung usw.) gibt es verschiedene Nachrichtentypen, welche den genauen Aufbau des IDoc-Dokuments bestimmen. IDoc-Nachrichten werden von SAP exportiert oder importiert.
IDoc und EDI
Es handelt sich bei IDoc also um ein SAP-eigenes Format und nicht etwa um einen internationalen Standard, wie EDIFACT. Dennoch ist IDoc ein gebräuchliches Format im EDI, da das ERP-System (Enterprise Resource Planning System) von SAP das meistverwendete seiner Art ist. Sollen also Geschäftsdokumente zwischen einem SAP-System und einem anderen ERP-System ausgetauscht werden – etwa in der Kommunikation zwischen Hersteller und Lieferant oder Hersteller und Kunde –. Mithilfe eines EDI-Konverters können SAP-IDocs in EDI-Dateien umgewandelt und von dem anderen System verarbeitet werden, um etwa Bestellungen oder Lieferscheine zu übermitteln. Der umgekehrte Weg, also das Konvertieren in IDocs aus einem anderen Format funktioniert ebenso. Der Informationsfluss kann also sowohl inbound als auch outbound erfolgen.
IDoc in SAP
Oft wird der Begriff IDoc bedeutungsgleich mit „IDoc-Datei“ verwendet. Genau genommen ist aber ein IDoc zuerst einmal ein Datenbankeintrag (IDoc-Instanz) in einem SAP-ERP-System. Konkret ist das Produkt „SAP ERP Central Component“ oder die neuere Version „SAP S/4HANA“ gemeint; oft wird auch noch von der alten Version „SAP R/3“ als Synonym für SAP ERP gesprochen. In dem SAP-System wird jedenfalls das IDoc in bestimmten Tabellen abgelegt, und zwar als Kontrollsatz, Datensätze und Statussätze:
| Datenbank-Tabelle in SAP | Sätze (Records) |
| EDIDC | Control Record – enthält die eindeutige IDoc-Nummer, Basistyp, Nachrichtentyp, Partner (Sender/Empfänger), Datum und Uhrzeit u. a. |
| EDID4 | Data Records – enthalten die Daten, eingetragen in Felder und strukturiert in Segmente |
| EDIDS | Status Records – enthalten Statusnummern, welche den Verarbeitungsstatus definieren |
Aufbau eines IDoc: Nachrichtentyp und Basistyp
Im Segment EDI_DC40 findet sich zudem der MESTYP, also der Nachrichtentyp. Dieser kann z. B. eine Anfrage (REQOTE), eine Bestellung (ORDERS), eine Bestelländerung (ORDCHG) oder ein Lieferabruf (DELINS) sein. Dem Nachrichtentyp liegt wiederum ein IDoc-Basistyp zugrunde. Sowohl für REQOTE als auch für ORDERS und ORDCHG wäre das ORDERS05, wobei die „05“ die Versionsnummer des IDoc-Basistyps angibt. Für DELINS wäre dies DELFOR02. Auch der Basistyp ist der XML-Datei zu entnehmen; er ist im gleichen Segment wie der Nachrichtentyp zu finden, und zwar im Tag IDOCTYP.
Diese Basistypen definieren den Aufbau des IDocs. Jeder Basistyp legt die Standard-Segmente und deren Anzahl fest sowie auch die Anzahl, das Format und die Größe der Datenfelder. An den Begrifflichkeiten (z. B. ORDERS) kann man erkennen, dass sich IDoc-Basistypen an EDIFACT-Nachrichtentypen orientieren.
Der Basistyp mit seinen Standard-Segmenten und -Feldern kann um weitere Segmente und Felder erweitert werden, wenn weitere Informationen an den Partner übermittelt werden sollen. Zu diesem Zweck nutzt man einen IDoc-Erweiterungstyp.
IDoc Schnittstelle
Die wie beschrieben aufgebaute IDoc-Datei ist die Grundlage dafür, dass das Geschäftsdokument nicht nur von SAP-Systemen verarbeitet werden kann, sondern, mithilfe einer Schnittstelle, auch von anderen betriebswirtschaftlichen Anwendungssystemen. Denn mit dem SAP IDoc liegt ein strukturiertes Dokument vor, dass sich im Prinzip wie eine EDI-Nachricht behandeln lässt. Außer dem gemeinsamen Format als einheitliche Datenstruktur brauchen die beiden Systeme noch eine gemeinsame Verarbeitungslogik für diese Datenstruktur. Format plus Verarbeitungslogik bilden die Schnittstelle, mit der die Systeme Nachrichten austauschen können. In der Praxis ist dies aber nicht immer ganz einfach und benötigt häufig das Know-how eines EDI-Dienstleisters.
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Mögliche Probleme bei der Verwendung von IDoc
Wer mit einem ERP-System von SAP arbeitet, kann also mit IDoc effektiv Dokumente in SAP importieren oder daraus exportieren. Diese Dokumente können dann unternehmensintern in anderen Systemen verarbeitet werden – oder eben an Geschäftspartner übermittelt werden. Und hier kann es in der Praxis durchaus zu Problemen kommen, da IDoc eben kein EDI-Standard im eigentlichen Sinn ist, der von einem internationalen Gremium o. ä. gepflegt würde.
Verwendet einer der beiden Partner ein anderes System als SAP, ist nicht garantiert, dass dieses andere System das IDoc ohne Weiteres verarbeiten kann. Es muss also im Vorhinein geklärt sein, ob einer der Partner das IDoc zuerst in ein anderes Format konvertieren muss, und es muss sichergestellt sein, dass dies auch funktioniert.
Des Weiteren fehlen in einem IDoc-Dokument bestimmte Informationen, die im EDI sonst üblich und sinnvoll sind, etwa ein eindeutig identifizierbarer Sender und Empfänger. Zwar sind im Control Record EDI_DC40 Sender und Empfänger enthalten, jedoch meist mit SAP-eigenen Nummern bezeichnet. Eine zweifelsfreie Identifikation erfolgt jedoch nur mit eindeutigen Nummern, wie etwa GLNs (Global Location Numbers) oder Kunden- und Lieferantennummern. Das Gleiche gilt für Codes, wie sie etwa in EDIFACT-Nachrichten vorkommen. Diese legen fest, dass mit einer Information z. B. ein Lieferzeitpunkt, eine Bestellmenge oder eine GLN gemeint ist. In einem IDoc sind solche Codes SAP-bezogen und nicht international (und unabhängig von der Software) eindeutig festgelegt. Nicht zuletzt können IDocs in unterschiedlichen Versionen vorliegen und deshalb Kompatibilitätsprobleme verursachen.
Leider ist IDoc somit kein Format, über das man bedenkenlos mit jedem beliebigen Geschäftspartner kommunizieren kann. Den möglichen Fehlerquellen begegnet man am besten, indem man einen EDI-Dienstleister hinzuzieht. Dieser kann alle aus SAP exportierten IDocs in eines der üblichen EDI-Formate umwandeln, sodass sie von einem anderen Unternehmen verarbeitet werden können.
FAZIT: SAP IDOC als zentrale Formatierung für Datenaustausch in SAP
Bei SAP IDoc handelt es sich um ein SAP-eigenes Format und die zentrale Formatierung des Datenaustauschs in SAP-Systemen. Mit IDocs können Nachrichten zwischen Unternehmen und Ihren Geschäftspartnern ausgetauscht werden, meist ist jedoch eine EDI-Konvertierung notwendig.
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