Key User – Erfolgsgaranten im IT-Projektmanagement

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Key User – Erfolgsgaranten im IT-Projektmanagement

Damit IT-Projekte zum Erfolg werden, sind sog. Key User elementar wichtig. Doch was sind Key User überhaupt und welche Aufgaben kommen Ihnen im IT-Projektmanagement zu? Diese und weitere Antworten finden Sie in unserem Artikel des EDI Blogs von HÜNGSBERG.

Was versteht man unter einem Key User?

Key User sind Mitarbeiter, die ein IT-Projekt durch Ihre hohen persönlichen Fähigkeiten und fachlichen Qualifikationen von Beginn an kompetent begleiten. Sie stellen eine Art Bindeglied zwischen den beteiligten Personen, Fachabteilungen und dem Management dar. Als Projektbotschafter verfügen Sie über ein hohes Maß an innerbetrieblicher Akzeptanz und stellen eine wichtige Kommunikationsschnittstelle zwischen den jeweiligen Projektmitgliedern und -rollen dar.

Key User Definition im IT- und Software-Kontext

Ein Key User, Schlüsselanwender bzw. Hauptbenutzer – ist also eine Person innerhalb einer Organisation, die sich auf ein Produkt oder eine Software spezialisiert hat und aufgrund Ihrer Expertise als primärer Ansprechpartner dafür gilt.

BSP: Key User in EDI Projekten:

In EDI Projekten sind Key User somit häufig Personen, deren Arbeit und Expertise äußerst bedeutend für die erfolgreiche Einführung und spätere Nutzung einer HÜNGSBERG EDI Lösung ist. Um das EDI Projekt bzw. dessen Nutzung zu fördern, agiert ein EDI Key User zum Beispiel als Projektbotschafter, Coach, Trainer oder Multiplikator.

Welche Aufgaben hat ein Key User in IT-Projekten?

Generell besteht die Aufgabe eines Key Users in IT-Projekten darin,

  • die Geschäftsprozesse der Fachabteilungen im Projekt zu vertreten
  • frühzeitig Probleme zu erkennen und anzusprechen sowie
  • Lösungsansätze zu entwickeln.

Ein Key User ist also ein wichtiges Bindeglied zwischen den Fachabteilungen, Entscheidern und Projektmitgliedern. Diese Aufgaben erfordern in erster Linie ein hohes Maß an innerbetrieblicher Akzeptanz, die ein Key User idealerweise vor Projektstart mitbringen muss. ´

Möchten Sie mehr zu den Aufgabengebieten und Eigenschaften eines Key Users in IT-Projekten, z.B. bei der Einführung von EDI oder eines ERP Systems erfahren? In einem weiteren Artikel des HÜNGSBERG EDI Blogs gehen wir speziell auf die Eigenschaften und Aufgaben eines Key Users in IT-Projekten ein.

Welche Anforderungen und Voraussetzungen sollte ein Key User erfüllen?

Die vielfältigen Aufgaben, die ein sog. Schlüsselanwender in IT-Projekten erfüllen muss, setzen ein anspruchsvolles Anforderungsprofil eines Key Users voraus. Dieses Profil setzt sich aus fachlichen und persönlichen Anforderungen zusammen.

Neben den bereits erläuterten wichtigen persönlichen Skills sind die fachlichen Fähigkeiten ebenso erfolgskritisch. Ein Key Nutzer muss zwingend eine Person sein, die sich für Gesamtzusammenhänge interessiert, Prozesse ganzheitlich sieht, versteht und bewertet. Diese Personen müssen persönlich wie fachlich in der Lage sein, diese Zusammenhänge jederzeit verschiedenen Projektmitgliedern und Managementebenen verständlich zu kommunizieren und zu erklären.

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Was sind die möglichen Einsatzgebiete eines Key Users in IT-Projekten?

Ein Key User kann vielfältige Aufgaben und Funktionen in einem Unternehmen übernehmen. So kann ein Key User dank seiner fachlichen wie persönlichen Fähigkeiten und seiner innerbetrieblichen Akzeptanz in folgenden Bereichen eingesetzt werden:

  • Requirement Engineering: Zur Definition, Bewertung und Adaption von Anforderungen
  • Projektmanagement: In der Projektdefinition, der Testphase oder bei der Festlegung und Prüfung von Projektzielen
  • Beschaffungsmanagement: Bei der Softwareauswahl und -bewertung

Dies sind nur einige der für Key User möglichen Einsatzgebiete innerhalb eines IT-Projekts. Auch können Key User als Coaches, Multiplikatoren oder Schulungsbeauftragte fungieren sowie im Prozessmanagement wertvolle Hinweise und Tipps geben.

Was sind die Vor- und Nachteile des Key-User Konzepts im Projektmanagement?

Viele Unternehmen vertrauen in der Projektrealisierung auf das sog. Key User Konzept, da es zweifelsfrei viele Vorteile bietet. Jedoch existieren auch bestimmte Nachteile bzw. Herausforderungen, auf die in diesem Artikel ebenfalls eingegangen werden:

Als Vorteile von Key Usern in IT-Projekte gelten folgende Elemente:

Die Benennung eines Key Users bietet Unternehmen u.a. den Vorteil, dass diese Person den allgemeinen Schulungsaufwand verringern, der innerhalb eines IT-Projekts anfällt, da Key User häufig die Anlaufstelle für Fragen der Belegschaft bilden. Durch die Schaffung der Rolle des Key Users wird auch die Reaktionsgeschwindigkeit erhöht, da Schlüsselnutzer mit vielen Fragen der Mitarbeiter konfrontiert werden und diese beantworten können. Auch entsteht eine natürliche Entlastung des Personals (oder der Mitarbeiter), indem eine Person explizit als Key User deklariert wird. Zuletzt sollte die gesteigerte Kommunikationsfähigkeit innerhalb eines Projektteams hervorgehoben werden, die den Raum für Missverständnisse reduziert, da ein Key Nutzer als Bindeglied und kommunikatives Zentrum zwischen Personen, Fachabteilungen und dem Management agiert.

Nachteile des Key-User-Konzepts:

Allerdings kann die Existenz von sog. Hauptnutzern im Projekt auch Nachteile mit sich bringen. Durch die Fülle an Aufgaben, Terminen und dem breiten Verantwortungsbereich droht Key Nutzern eine latente Überlastung. Oftmals wird die Rolle des Key User in Personalunion ausgeübt, die Raum für zwischenmenschliche und fachliche Konflikte geben. Generell können Key User wie andere Nutzer auch einen Mangel an Objektivität aufweisen, z.B. wenn Sie bei der Softwareauswahl die von Ihnen bekannte und präferierte Software wählen. In der Literatur wird häufig vom Mangel der Neutralität bei Key Nutzern gesprochen.

Schaffen Sie optimale Rahmenbedingungen für Key User

Wie im Artikel erklärt, sollte ein Key User fachlich wie persönlich überzeugen. Um im Projekt seine positiven Eigenschaften allerdings überhaupt entfalten zu können, sind bestimmte Projekt-Voraussetzungen unabdingbar.

Folgende Fehler im Projektsetting sollten Sie vermeiden

Folgende Fehler im Projektsetting sollten Sie vermeiden, damit das volle Potenzial eines Key Users überhaupt zum Tragen kommen kann:

  • Freiraum & Verantwortungsbereich des Key Users einschränken

Bereits von Projektbeginn an fungiert ein Key User als Bindeglied und Kommunikationstalent zwischen den einzelnen Lösungsanbietern, Fachbereichen und dem Management. Um dieser Aufgabe gerecht zu werden, benötigt ein Key User den nötigen Kompetenzfreiraum, damit der erfolgreichen EDI Projektplanung bzw. Einführung nichts im Wege steht.

  • Keine Möglichkeit für Kompetenzaufbau, Schulungen und Weiterbildung

Ein weiterer häufiger Fehler besteht darin, den jeweiligen Schlüsselnutzern den Zugang oder den Aufbau zum jeweiligen IT-Wissen, also ERP oder EDI-Know-How zu verwehren. Nicht selten befassen sich Key User nämlich erstmals in ihrem Leben mit einer bestimmten Softwarelösung.

Daher sollten Key User bereits im Rahmen der Software-Auswahl die Möglichkeit gegeben werden, Standardfunktionen potenzieller Systeme ausgiebig zu testen und zu prüfen. Nur auf diese Weise können Sie einschätzen, ob die Prozesse Ihres Bereichs auch wirklich unterstützt werden und so teuren Missverständnissen vorbeugen.

  • Falsche Kriterien bei der Key User Auswahl

Die Auswahl eines Schlüsselnutzers ist keineswegs trivial, sondern erfordert ein Höchstmaß an Fingerspitzengefühl und Erfahrung. Oftmals werden in dieser Phase bereits Fehlentscheidungen getroffen, die in späteren Projektphasen eklatante Kosten und Mehraufwände nach sich ziehen.

BSP: Wie HÜNGSBERG Consulting Ihnen bei ERP-Softwareprojekten hilft

Wie erwähnt ergeben sich viele mögliche Stolperfallen und Fehler in komplexen IT-Projekten.

Im Rahmen unserer HÜNGSBERG Beratungsdienstleistungen werden unsere Experten häufig vor oder während der Einführung von ERP-Projekten angefordert, um z.B. die vorhandene Software und deren Funktionen auf „EDI-Tauglichkeit“ zu prüfen. Gerne helfen unsere EDI Experten mit Ihrer Expertise auch dabei, Kompetenzbereiche zu definieren, um Ihr Projektsetting auf eine erfolgsversprechende Basis zu stellen.

Durch unsere jahrzehntelange Expertise und unser Consulting Know-How sparen sich unsere Auftraggeber und Kunden ggf. viel Zeit und vor allem sehr viel Geld. Sollte Ihr ERP-System bereits implementiert sein, können unsere Experten Ihnen wichtige Hinweise und Tipps zur Prozessoptimierung und EDI-Tauglichkeit geben. Denn fehlendes EDI-Wissen kann bereits bei der ERP-Auswahl zu schwerwiegenden und kostenintensiven Fehlentscheidungen führen.

Schulungen und Weiterbildungsmaßnahmen für Key User durch HÜNGSBERG

Bei HÜNGSBERG werden die Key User unserer Auftraggeber in jedem Projekt bestens geschult, um nach der Implementierung der EDI oder ERP Lösung Ihre Arbeit effektiv erfüllen zu können.

Generell sollte diese Vorgehensweise Standard sein. Key User sollten nach Anbieterauswahl umfassende und individuell auf Sie zugeschnittene Schulungen erhalten. Da Key User als Multiplikatoren dienen, die Ihr Wissen um die Softwarelösung und die einzelnen Funktionen danach in die Fachbereiche tragen müssen, sind insbesondere solche Trainings, die sowohl einen Gesamtüberblick als auch tiefe Einblicke in fachbereichsspezifische Features liefern, empfehlenswert.

Die EDI-Experten von HÜNGSBERG helfen Ihnen kompetent und zuverlässig dabei, Ihre Key User zu unterstützen und die aufgezählten Nachteile eines Key User Konzepts sowie kostenintensive Fehler im Projektsetting zu vermeiden!

     
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    Fazit – Was ist ein Key User

    Der Blogartikel zeigt auf, was ein Key User ist und welche persönlichen und fachlichen Eigenschaften ein Key User mitbringen muss, um seine Rolle im Projekt ausfüllen und dieses zum Erfolg führen zu können. Key User sind also eine wesentliche Säule des Erfolgs eines IT-Projekts, etwa bei einer ERP-Einführung oder EDI-Implementierung. Daher sollten bestimmte Rahmenbedingungen im Unternehmen gegeben sein, um die Arbeit von Key Usern nicht von vornherein zu beschneiden. Wählen Sie Key User nicht von Organigramm wegen, sondern aufgrund eines präzisen Anforderungsprofils.

    Planen Sie gerade die Einführung von Electronic Data Interchange oder haben Sie sonstige Fragen zu den EDI Lösungen oder CAD Produkten von HÜNGSBERG? Dann zögern Sie nicht, uns jetzt unverbindlich zu kontaktieren.

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