DESADV-Nachrichten im EDI: Bedeutung und Aufbau

Elektronische Liefermeldungen sind im modernen Handel unverzichtbar. Häufig wird dazu eine DESADV-Nachricht verwendet. Doch was ist das genau, wie sieht eine solche Meldung aus und welche Vorteile bringt sie?

DESADV Definition

DESADV steht für Despatch Advice und ist ein Nachrichtentyp im EDI-Standard UN / EDIFACT. Es handelt sich um eine Liefermeldung, auch Lieferavis genannt. Sie wird vom Lieferanten der Ware an den Empfänger gesandt und enthält Infos über den Ankunftszeitpunkt der Ware, die Zusammensetzung der Lieferung sowie weitere Details.

DESADV als Nachrichtentyp von EANCOM

Liefermeldungen gibt es nicht erst seit elektronischer Datenaustausch (EDI) betrieben wird. Lieferscheine können natürlich auch in Papierform mitgesandt werden und Lieferankündigungen ggf. zusätzlich im Vorfeld per E-Mail getätigt werden. Im EDI ist ein Lieferavis jedoch eine standardisierte und automatisierte Nachricht, was sie wesentlich schneller, weniger fehleranfällig und effizienter macht. In vielen Branchen wird für das Versenden von Lieferavisen sowie anderen Geschäftsdokumenten wie Bestellungen, Bestellbestätigungen, Rechnungen etc. der EDI-Standard EDIFACT verwendet – bzw. meist nur eine Teilmenge, ein sogenanntes Subset von EDIFACT. Das meistverbreitete dieser Subsets heißt EANCOM und kommt speziell in der Konsumgüterindustrie zum Einsatz. Innerhalb von EANCOM wiederum ist DESADV einer der gebräuchlichsten Nachrichtentypen, neben ORDERS (Bestellung), INVOIC (Rechnung) und einigen anderen.

Bedeutung von DESADV im EDI

DESADV nimmt in einem typischen Bestell- und Lieferprozess eine wichtige Rolle ein, da es die Meldung ankündigt, wann welche Artikel wo eintreffen.

Ein offensichtlicher Vorteil, etwa gegenüber einem Lieferschein in Papierform, ist das Eintreffen der Nachricht vor dem Eintreffen der Ware. Der elektronische Lieferavis dient aber bei Weitem nicht nur als formelle Ankündigung, welche Waren geliefert werden. Vielmehr ist er im modernen Handel unerlässlich, um innerhalb der Lieferkette oder im Lifecycle der Produkte die nächsten Schritte planen zu können. Denn an der DESADV-Meldung „hängen“ meist eine ganze Reihe von Logistik- und Distributionsprozessen. Viele Handelsunternehmen koordinieren jeden Tag die Wareneingänge von Hunderten von Lieferanten. Dabei sind Fragen essenziell wie:

• Wird die Ware pünktlich oder verspätet geliefert?
• Welche Ware kommt in welches Lager? Welche Produkte in welche Filiale?
• Bei Lebensmitteln: Kann die Kühlkette bei dem angekündigten Lieferzeitpunkt eingehalten werden?
• Ist Lagerplatz vorhanden, wenn die Ware eintrifft? Kann der Lagerplatz bei verspäteter Lieferung effizient genutzt werden?
• Ist genügend Personal vor Ort, um die Ware auszuladen und ggf. weiterzuverteilen?
• Müssen Ressourcen (Geräte o. ä.) umgeplant werden, um die Ware abzufertigen oder zu verarbeiten?
• Hat der Lieferzeitpunkt ggf. Auswirkungen auf die Zollabwicklung?

Vorteile von DESADV für Prozesse und Lieferketten

Der größte Vorteil einer DESADV-Nachricht liegt, wenn man ihr Potenzial voll ausschöpft, in ihrer Detailgenauigkeit. Denn neben offensichtlichen Informationen wie Lieferdatum und -uhrzeit enthält sie viele Einzelheiten über die Zusammensetzung der Ware: Dies können nicht nur bloße Produktbezeichnungen sein, sondern auch detaillierte Angaben, welches Packstück welche Produkte in welcher Menge enthält (inkl. Brutto- und Nettogewicht) und sogar, wo sich die Artikel auf welcher Palette befinden und welche Verpackungsmittel dafür verwendet wurden. So kann der Empfänger das Abfertigen der Ware im Voraus exakt und maximal effizient planen. Das wirkt sich besonders stark bei langen, komplexen oder zeitkritischen Lieferketten aus.

Hier entfaltet sich das ganze Potenzial von DESADV, denn neben der Einsparung von Verwaltungs- und Bearbeitungskosten, die für alle EDI-Dokumente gilt, können Prozessoptimierung sowie auch Qualitätssicherung auf ein neues Level gehoben werden.

Welche Informationen enthält eine DESADV-Nachricht?

Ein DESADV-Dokument macht also z. B. Angaben zu:

• Lieferdatum und -uhrzeit
• Lieferant der Ware
• Warenempfänger
• Rechnungsempfänger
• Paletten- und Packstück-Codes
• Artikelnummern
• Artikelmengen
• Gewichts- oder Volumenangaben

DESADV Aufbau

Der Aufbau eines DESADV-Lieferavis folgt grundsätzlich dem einer jeden EDIFACT-Nachricht. Das heißt, zu Beginn steht ein Service String Advice (UNA), der die verwendeten Trennzeichen festlegt. Das Dokument ist von dem Interchange Header und Trailer (UNB und UNZ) umschlossen, die eigentliche Nachricht vom Message Header und Trailer (UNH und UNT). Innerhalb der Message befinden sich die Informationen in Segmenten, die mit dreistelligen Buchstabenkürzeln gekennzeichnet sind und deren Elemente mit Pluszeichen getrennt sind. Composite-Elemente sind mit Doppelpunkten strukturiert. Teilweise werden Qualifier verwendet, also Codes, die einzelne Elemente als Datumsangabe, Artikelnummer usw. identifizieren.

Einige Beispiele für typische, in DESADV vorkommende Segmente sind:

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