EDI – was ist das eigentlich? Welche Vorteile bringt es? Was brauche ich dafür? Und für wen lohnt es sich? Diese Fragen beantworten wir im folgenden Artikel unseres HÜNGSBERG EDI-Blogs…
Definition: Was ist EDI?
EDI steht für Electronic Data Interchange, bedeutet also Elektronischer Datenaustausch. Bei den Daten handelt es sich um strukturierte Informationen wie Bestellungen, Lieferscheine, Rechnungen, Personaldaten und andere Geschäftsdokumente, aber auch Konstruktionsdaten wie CAD-Dokumente. Diese Daten werden automatisch zwischen den Computersystemen der Partner (zum Beispiel Händler und Lieferant, Unternehmen und Dienstleister) transferiert ohne menschliches Eingreifen. Ziel von EDI ist ein schneller und fehlerfreier Datenaustausch.
EDI – was heißt das genau und was kann es?
EDI ist insofern keine bestimmte Technologie oder Software, sondern ein Datenverarbeitungskonzept. Das große Potenzial von EDI liegt in der Digitalisierung der Datenübermittlung. Unternehmen, die EDI noch nicht oder nur zu kleinen Teilen einsetzen, sind bei der Weitergabe von Daten auf menschlichen Einsatz angewiesen: Listen werden abgetippt, Informationen aus E-Mails kopiert, gefaxte Daten in Excel-Listen überführt, Rechnungen einzeln erstellt und verschickt. Beim Elektronischen Datenaustausch (EDI) geschieht dies vollautomatisch, das bedeutet, die Informationen werden direkt von einem Computersystem in ein anderes übertragen. Letzteres kann die Informationen weiterverarbeiten oder für einen Menschen lesbar machen.
Konkret kann das beispielsweise so aussehen: Ein Kunde bestellt Ware bei einem Händler. Er erhält automatisch ein Bestellbestätigung, gleichzeitig werden seine Daten an einen Versanddienstleister weitergeleitet. Dieser verschickt eine Versandbestätigung an den Kunden sowie an den Händler. Der Kunde erhält darauf eine Rechnung vom Händler, und der Händler eine Rechnung vom Versanddienstleister.
Alle für diese Prozesse notwendigen Daten wie Name des Kunden, Anschrift, E-Mail-Adresse, Zahlungsart, bestellte Ware, Bestellmenge, Bestelldatum, Versanddatum, Kundennummer, Artikelnummer, Rechnungsnummer, Mehrwertsteuersatz, Lagerbestand etc. wandern zwischen den beteiligten IT-Systemen – typischerweise ERP-Systemen (Enterprise-Resource-Planning-Systeme, auch Warenwirtschaftssysteme genannt) hin und her, ohne dass menschliches Handeln notwendig wäre. Menschen können auf diese Daten jedoch in einfacher Form zugreifen, etwa als Rechnung, Lieferschein, Versandbestätigung oder auch Übersicht aller Bestellungen. Man sieht: Sowohl der Prozess selbst ist automatisiert als auch die Dokumentation desselben.
Wer nutzt EDI?
Die Partner, die über EDI miteinander kommunizieren, sind klassischerweise zwei (oder mehr) verschiedene Unternehmen. Typisch ist etwa die Beziehung produzierendes Unternehmen – Zulieferer. Wegen des Machtgefälles von ersterem zu letzterem, geht ein EDI-Projekt meist vom größeren Partner aus: Das Unternehmen stellt auf EDI um oder betreibt dies bereits und fordert von seinen Zulieferern und Dienstleistern die Anbindung mit den vom Unternehmen festgelegten Standards.
EDI kann aber auch unternehmensintern zum Einsatz kommen, etwa wenn verschiedene Abteilungen oder Standorte eines Unternehmens Daten austauschen müssen und kein einheitliches ERP-System verwenden.
Auch im öffentlichen Bereich wird EDI verwendet, etwa bei Ämtern, Behörden, Versicherungen und Krankenkassen. Bei Finanz-, Zoll- und Sozialversicherungsbehörden hat EDI zudem eine große Bedeutung in der Kommunikation zwischen Behörden und Unternehmen.
Voraussetzungen für EDI
Strukturierte Daten
Damit Computersysteme fehlerfrei untereinander kommunizieren können, müssen Daten in strukturierter Form vorliegen, das heißt bestimmten Feldern müssen bestimmte Werte oder Elemente zugeordnet sein. In ERP-Systemen sind diese Daten in solcher Form gespeichert, weshalb sie sich für eine EDI-Anbindung grundsätzlich anbieten.
EDI-Standards
Nun sprechen, im übertragenen Sinn, verschiedene ERP- oder andere Systeme verschiedene Sprachen, weshalb die zu übermittelnde Nachricht zuerst in eine gemeinsame Sprache übersetzt werden muss. Diese „Sprachen“ werden als EDI-Standards bezeichnet, und das „Übersetzen“ als Konvertieren. Die Nachricht wird also vom Sender-System vom eigenen Format in einen EDI-Standard konvertiert, kann somit vom Empfänger-System verwertet werden und wiederum in das Format des Empfängersystems umgewandelt werden. Der EDI-Standard ist folglich das gemeinsame Format, das alle angeschlossenen Systeme verstehen. Somit ergeben sich weit weniger Übersetzungskombinationen, als wenn jedes Format in jedes andere übertragen werden müsste.
Von diesen EDI-Standards gibt es mehrere, die sich je nach Branche und teils nach Ländern unterscheiden. Der beliebteste EDI-Standard ist EDIFACT. Wie der Name sagt (EDI for Administration, Commerce and Transport) ist er in Verwaltung, Handel und Logistik üblich, jedoch auch in anderen Branchen. Er gilt international und wird von einer Arbeitsgruppe der Vereinten Nationen gepflegt. Viele Branchen benutzen lediglich eine Teilmenge von EDIFACT, ein sogenanntes Subset, das nur die jeweils relevanten Funktionen beinhaltet: EDIFICE etwa für die Elektronik-, Software- und Telekommunikationsbranche, EANCOM für die Konsumgüterindustrie oder CEFIC für die Chemiebranche.
EDI-Nachrichtentypen
Es gibt verschiedene Arten von EDIFACT-Nachrichten, die jeweils einen eigenen Geschäftsprozess abbilden. Einige der über 200 Nachrichtentypen sind:
- CUSDEC: Geschäftsprozess Zollerklärung
- ORDERS: Geschäftsprozess Bestellung/Auftrag
- ORDCHG: Geschäftsprozess Bestelländerung
- ORDRSP: Geschäftsprozess Auftragsbestätigung
- INVOIC: Geschäftsprozess Rechnung
- PRICAT: Geschäftsprozess Preisliste
Neben EDIFACT gibt es wie erwähnt noch andere Standards, zum Beispiel ANSI X12, der vor allem in Amerika verbreitet ist, oder VDA, der in der deutschen Automobilindustrie eingesetzt wird.
Übertragungsprotokolle
Außer einem EDI-Standard benötigt man ein Übertragungsprotokoll (auch Austausch- oder Kommunikationsprotokoll genannt). Dies kann man sich als Übertragungsweg oder als Art und Weise vorstellen, wie die Nachricht überstellt wird. Auch von EDI-Protokollen gibt es mehrere, die je nach Industrie mehr oder weniger üblich sind, beispielsweise OFTP oder X.400. Es werden auch bekannte Internetprotokolle wie HTTP oder HTTPS verwendet. Manche Protokolle haben nützliche Zusatzeigenschaften wie Verschlüsselung und Authentifizierung der Nachricht, etwa OFTP2 oder AS2.
IT-Infrastruktur
Um elektronischen Datenaustausch zwischen verschiedenen Systemen zu ermöglichen, muss eine entsprechende technische Infrastruktur bestehen. Das betrifft die Hardware (etwa in einem Rechenzentrum), die Software (das Programm, das sich an die ERP-Schnittstellen anbindet, die Nachrichten konvertiert und versendet) und das Personal (die Fachleute, welche die EDI-Anbindung technisch planen, durchführen und den laufenden Betrieb überwachen).
Arten von EDI
EDI On-Premises
Allein die relativ aufwändige IT-Infrastruktur bedingt bereits, dass nur hinreichend große Unternehmen EDI komplett selbst in die Hand nehmen. Besteht aber ein großes Netzwerk an Zulieferern, Dienstleistern, internationalen Standorten oder Partnern kann es durchaus lohnenswert sein, EDI mit eigenen IT-Ressourcen zu betreiben. Ein Beispiel ist die HÜNGSBERG Lösung ediDAX
EDI als Cloud-Lösung
Viele mittelständischen Unternehmen setzen jedoch auf EDI als Cloud-Service. Dabei wird die komplette IT an einen EDI-Provider ausgelagert. Hardware, Software, Wartung, Support – all das liegt in der Verantwortung eines externen EDI-Dienstleisters, der als Cloud-Anbieter das EDI mehrerer Unternehmen mit seinen IT-Ressourcen betreibt. Die IT-Kosten bleiben dabei gering, und das Risiko von technischen Störungen wird abgegeben. Der Dienstleister führt bei Bedarf auch die initiale Planung, die Prüfung der ERP-Systeme und weitere Projektschritte durch, um die EDI-Lösung zu starten. Auch hier bietet HÜNGSBERG eine entsprechende Lösung: clearDAX
EDI als Webanwendung ohne ERP Integration
Kleinen Unternehmen fehlen oft die Voraussetzungen, EDI im eigentlichen Sinn zu betreiben. Sie haben etwa kein oder kein einheitliches ERP-System. Denn die relativ überschaubaren Geschäftsprozesse erlauben, Daten noch über „Insel-Lösungen“ zu verwalten. Somit liegen diese in nicht ausreichend strukturierter Form vor oder müssten erst sehr aufwändig bereinigt und in ein ERP-System überführt werden, was in keinem wirtschaftlichen Verhältnis stehen würde. Dennoch kann es für kleine Unternehmen interessant oder sogar nötig sein, sich mit EDI zu befassen. Ist das Unternehmen etwa Zulieferer oder Dienstleister für einen Konzern, kann es sein, dass der mächtigere Partner verlangt, bestimmte Prozesse über EDI abzubilden.
Daher sieht sich das Unternehmen gezwungen, über EDI-Nachrichten zu kommunizieren, auch wenn es kein ERP-System hat, das angebunden werden könnte. Hier ist webEDI, etwa der webDAX von HÜNGSBERG, eine geeignete Lösung. Mittels Web-Browser erhält das Unternehmen Zugang und kann EDI-Nachrichten teilautomatisiert versenden und empfangen.
Zusammenarbeit mit einem EDI-Dienstleister
Wie beschrieben schreckt viele Unternehmen bereits der technische Aufwand ab, EDI komplett in Eigenregie zu betreiben. Daher ziehen sie einen EDI-Provider hinzu, welcher die Cloud- oder webEDI-Lösung liefert. Das Outsourcing bezieht sich aber in der Regel nicht nur auf die Technik (Hardware, Software, IT-Kenntnisse, Wartung, Support), sondern auch auf die Projektplanung. Der Provider bietet sein Know-how und seine Erfahrung in Form von Beratungsdienstleistungen an, um zielgerichtet, termin- und budgetgerecht alle Phasen einer EDI-Implementierung zu steuern.
Vorteile von EDI
EDI bietet den Unternehmen viele Vorteile, unter anderem:
- Geschwindigkeit: Der größte und offensichtlichste Vorteil von elektronischem Datenaustausch liegt darin, dass automatisierte Prozesse viel schneller ablaufen, als wenn sie von Hand erledigt würden. Lieferaufträge, Rechnungsstellung etc. erfolgen erstens in Sekundenschnelle und zweitens unabhängig von den Arbeitszeiten des Personals. Das erlaubt ein sehr zeitnahes Abwickeln von Anfragen und Aufträgen und erhöht damit die Zufriedenheit bei Kunden und Geschäftspartnern.
- Niedrige Fehlerquote: Jeder händische Arbeitsschritt ist eine potenzielle Fehlerquelle: Zahlen werden falsch abgetippt, Felder vergessen auszufüllen und Informationen an die falsche Stelle kopiert. Bei automatisierten Prozessen sind solche Flüchtigkeitsfehler ausgeschlossen.
- Skalierbarkeit: Werden Prozesse von Hand bearbeitet, muss bei erhöhtem Auftragsvolumen das Personal in gleichem Maß aufgestockt werden. Das EDI-System dagegen kann mit dem gleichen Setup ein Vielfaches der Aufträge stemmen und bietet daher eine sehr skalierbare Lösung.
- Einsparung von Personalkosten und/oder Einsetzen des Personals für anspruchsvollere Tätigkeiten. Denn repetitive Arbeiten wie das Übertragen von Daten oder Versenden von Dokumenten entfallen zu großen Teilen.
- Einsparung von Druck und Papier: Dokumente müssen nicht mehr ausgedruckt, gefaxt o.ä. werden. Sie stehen stets vollständig in den Computersystemen zur Verfügung und können bei Bedarf abgerufen werden.
- Transparenz: Alle Geschäftsabläufe sind automatisch dokumentiert und damit vollständig nachvollziehbar. Konfliktfälle können somit schnell und eindeutig geklärt werden. Dies schafft Vertrauen bei Partnern und erleichtert das Eingehen von neuen Geschäftsbeziehungen.
- Einfachere Internationalisierung des eigenen Geschäftsmodells. Durch die automatisierte Kommunikation fallen Sprach- und Kulturbarrieren zu großen Teilen weg und internationale Partner können leichter angeschlossen werden.
- Supply-Chain-Optimierung: Selbst bei hoher Komplexität der Logistikabläufe kann eine maximal effiziente, schnelle, störungsarme und durchgängig nachverfolgbare Supply Chain gewährleistet werden.
- Industrie 4.0: Eine in dieser Hinsicht optimierte Lieferkette ist die Voraussetzung, die Möglichkeiten der Industrie 4.0 zu nutzen. Dazu gehören Just-in-time- oder Just-in-sequence-Lieferung, Lean Production, eine dezentrale Logistik und eine Lagerung, die weder Lieferengpässe noch zu hohe Bestände kennt. Dies ermöglicht eine Supply Chain nach dem Pull-Prinzip statt dem Push-Prinzip – also eine Lieferkette, die sich immer wieder dem Bedarf der Abnehmer anpasst, anstatt nach Erfahrungswerten geplant werden zu müssen.
- Einsparung von Lagerkosten durch die bedarfsgerechte, schlanke Lieferkette
- Business Intelligence (BI): Alle für einen Prozess relevante Daten liegen vollständig und in verwertbarer Form vor. Damit können sie als Entscheidungsgrundlage zur Geschäftsoptimierung verwendet werden. Durchschnittlicher Bestellwert, Kundenbindung (Retention Rate), die Topseller jeder Warengruppe und viele weitere Kennzahlen können abgerufen und analysiert werden. Dies ist wiederum eine wichtige Voraussetzung, um Chancen zur Gewinnsteigerung zu nutzen und den Unternehmenswert zu erhöhen.
Wie in der nachfolgenden Graphik ersichtlich, gliedern sich die Vorteile, die sich durch den Einsatz von EDI für Unternehmen ergeben, in die zwei Bereiche Prozessoptimierung und Unternehmensentwicklung:
Aspekt Prozessoptimierung: Aspekt Unternehmensentwicklung:
Automatische Erledigung von Vorgängen Umfassende Geschäftsanalyse
Rasche Bearbeitung von Kundenanfragen Datenbasis für strategische Entscheidungen
Einsparen von Personalkosten Vertrauen gegenüber Geschäftspartnern
Einsparen von Papierkosten Einfache Internationalisierung
Einsparen von Lagerkosten Verringerung der Kapitalbindung
Reduktion von Eingabefehlern Erhöhung des Unternehmenswerts
Durchgängige Dokumentation von Vorgängen
Herausforderungen bei der Implementierung von EDI
EDI birgt also ein enormes Potenzial. Dennoch kann es ein umfangreiches Vorhaben sein, im eigenen Unternehmen auf EDI umzustellen. Bis der elektronische Datenaustausch automatisch und zuverlässig funktioniert, müssen einige Herausforderungen gemeistert werden, die je nach der Ausgangssituation größer oder kleiner ausfallen.
Internes Projektmanagement, Zeit- und Ressourcenplanung
Eine EDI-Einführung ist ein längerfristiges Projekt. Auch wenn es an einen EDI-Provider ausgelagert wird, müssen intern Zeit und Ressourcen realistisch dafür eingeplant werden. Denn EDI ist nicht nur eine technische Lösung, sondern betrifft abteilungsübergreifende Prozesse, die neu gestaltet werden sollen. Allein die Erfassung der Ist-Situation (wie laufen welche Prozesse bisher ab?) kann aufwändig und im Detail kompliziert sein. Zudem muss Zeit für einen ausgiebigen Testlauf und ggf. daraus folgende Anpassungen eingeplant werden. Man braucht also ein internes Projektteam, das die EDI-Einführung in allen Schritten begleitet. Dessen Mitarbeiter benötigen ebenso fachliche Kompetenzen wie Planungs- und Führungsqualitäten. Das Projektteam muss, ggf. in Zusammenarbeit mit dem EDI-Dienstleister, einen Zeitplan aufstellen, Verantwortlichkeiten festlegen und Ziele definieren. Selbstverständlich muss es dafür auch die nötige Arbeitszeit und die nötige Entscheidungsbefugnis eingeräumt bekommen. In diesem Zusammenhang ist wichtig, dass das EDI-Projekt „von oben“ durchgesetzt wird: Die Unterstützung des Managements und das Erkennen der Bedeutung des Projekts vonseiten der Führungskräfte und Key User ist entscheidend, um die EDI-Einführung in der geplanten Zeit und mit den vereinbarten Zielen durchsetzen zu können.
Unternehmenskultur und Change Management
Damit zusammenhängend darf die Bedeutung einer positiven Haltung gegenüber der EDI-Einführung nicht unterschätzt werden. Mitarbeiter, insbesondere solche mit Entscheidungsbefugnis, die lieber im Status quo verharren würden, müssen mit ihren Bedenken von Anfang an miteinbezogen werden, damit das Projekt nicht unternehmensintern ausgebremst wird. Schließlich erfordert es eine Portion Mut, sich in Zukunft auf automatische Prozesse zu verlassen. EDI im Unternehmen zu verankern ist somit zu großen Teilen auch Change Management.
Schulungen für Mitarbeiter
Auch wenn die Prozesse selbst automatisch ablaufen, müssen die Mitarbeiter im Umgang mit EDI geschult werden, etwa um Daten konsistent im ERP-System zu pflegen oder auf Unstimmigkeiten zu reagieren. Unser HÜNGSBERG CONSULTING Team unterstützt Sie hierbei zuverlässig!
Datenqualität
Apropos konsistente Datenpflege: Bevor EDI umgesetzt werden kann, sind oftmals Stammdaten im ERP-System zu bereinigen. Sind diese nicht akkurat, wird der elektronische Datenaustausch nicht funktionieren – „garbage in, garbage out“, sagen ITler dazu. So müssen vor der EDI-Einführung manchmal in großem Umfang fehlende Daten nachgetragen, veraltete Datensätze aktualisiert und doppelte Einträge gelöscht werden. Mitunter kann es vorkommen, dass Prozesse gar nicht in EDI abbildbar sind, da die nötigen Informationen nie oder nie vollständig im ERP-System hinterlegt wurden, sondern von den Mitarbeitern an anderen Orten gespeichert wurden.
Konkrete Anwendungsfälle für EDI
Beispiel E-Commerce
Ein Händler für Gastronomiebedarf hat vor Kurzem einen B2B-Online-Shop eröffnet. Die Zahl der Bestellungen wächst stetig und damit auch der Aufwand für die Fakturierung und die Erstellung von Lieferscheinen und Begleitpapieren. Diese Prozesse sollen mittels EDI soweit irgend möglich automatisiert werden, um eine skalierbare Lösung für ein weiteres Wachstum zu schaffen. Der Händler beauftragt einen Dienstleister, der eine geeignete EDI-Lösung in Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung erarbeitet und vorantreibt. Dabei sollen auch die Versandpartner des Händlers mitangebunden werden. Nach einer Analyse der verwendeten Systeme, einer Bereinigung der Stammdaten, der technischen Implementation und einer ausführlichen Testphase geht die EDI-Lösung in den Produktivbetrieb. Mit dem EDI-Dienstleister ist ein Wartungsvertrag geschlossen, damit das System störungsfrei funktioniert.
Beispiel Logistik
Eine mittelständische Spedition hat Kunden aus diversen Branchen wie Automotive, Chemie, Bau, Textil u. a. Für die Abwicklung von Logistikaufträgen muss sie sich an die bereits vorhandenen ERP-Systeme der Kunden anbinden. Sie beauftragt einen EDI-Provider. Dieser übernimmt die technische Umsetzung und implementiert eine geeignete Software, welche alle in den jeweiligen Branchen gebräuchlichen EDI-Standards und Übertragungsprotokolle unterstützt. Die Spedition bietet mit der EDI-Lösung ihren Kunden volle Transparenz und eine unkomplizierte Zusammenarbeit und kann somit leichter neue Kunden akquirieren. Zudem spart sie durch die Automatisierung von Abläufen Kosten ein.
Beispiel Engineering
Ein Hersteller von Maschinenteilen arbeitet mit diversen Engineering-Dienstleistern zusammen, die zu klein sind, um eine eigene EDI-Lösung zu haben. Zwischen dem Hersteller und den Dienstleistern müssen laufend CAD- und CAM-Daten ausgetauscht werden. Deshalb installiert der Hersteller auf seinem Server eine EDI-Software, auf welche die Dienstleister per Web-Browser Zugriff haben. So können beide Seiten Konstruktionsdaten einfach hoch- und herunterladen. Auf Herstellerseite wird der Datenaustausch dokumentiert, und die Daten können automatisiert weiterverwertet werden. Die Dienstleister erhalten eine E-Mail-Benachrichtigung, wenn neue Daten hochgeladen wurden.
Weitere Anwendungsbeispiele: Lesen Sie hier die Success Stories von HÜNGSBERG
Lohnt sich EDI für mein Unternehmen?
Nicht nur große Unternehmen, sondern auch KMUs setzen also immer mehr auf EDI – und sei es nur aus Konkurrenzdruck oder nach ausdrücklicher Aufforderung wichtiger Geschäftspartner. Denn im Zuge von Digitalisierung und Globalisierung wird elektronischer Datenaustausch zur Selbstverständlichkeit. Ob und in welchem Umfang sich die EDI-Einführung lohnt, hängt davon ab, ob die Einsparungen bei den Prozessen die Investitionen in eine EDI-Lösung übersteigen. Dies muss im Einzelfall analysiert und entschieden werden.
HÜNGSBERG ist ihr kompetenter EDI Dienstleister – seit 1981:
HÜNGSBERG als umfassender EDI-Dienstleister mit über 40 Jahren Erfahrung und Marktführer im CAD/CAM-Bereich berät sie hierzu gerne. Dank einer breiten Produktpalette können wir Ihnen genau die EDI-Lösung bieten, die Ihren Zielen, Ihrer Branche und Ihrer Unternehmensgröße entspricht.
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