Entscheidet sich ein Unternehmen, Geschäftsabläufe mit EDI zu regeln, stellt sich die Frage, ob die Lösung selbst (On-Premises) oder über einen Dienstleister (SaaS) betrieben werden soll. Doch wo sind die Unterschiede, und für wen ist welcher Ansatz besser?
Was bedeutet On-Premises?
On-Premises bedeutet etwa „am eigenen Ort“ bzw. „im Eigenbetrieb“. Der Begriff wird für IT-Lösungen verwendet, die auf unternehmenseigener Hardware betrieben werden. Das Unternehmen erwirbt also eine Software, die sie auf eigenen Servern – oder auch gemieteten Servern eines fremden Rechenzentrums – installiert.
Was bedeutet SaaS?
SaaS steht für Software as a Service und ist das Gegenteil von On-Premise. Bei SaaS wird die Software auf der Hardware eines Dienstleisters (meist des Anbieters der Software), etwa HÜNGSBERG, betrieben. Das Unternehmen muss sie also nicht selbst installieren, sondern greift auf die Anwendung mittels Internet und Browser zu. Software und Daten liegen also „in der Cloud“, weshalb der Begriff SaaS oft gleichbedeutend mit Cloud Computing verwendet wird.
Unterschiede zwischen On-Premise und SaaS allgemein
Mit der Entscheidung, ob man eine Software mit der eigenen IT-Infrastruktur betreibt oder dies an einen Dienstleister auslagert, ergeben sich große Unterschiede. Bei einer On-Premise-Lösung müssen Ressourcen in Form eines eigenen Rechenzentrums oder eines gemieteten Servers bestehen. Der laufende Betrieb inklusive Wartung und Fehlerbehebung liegt damit in der eigenen Verantwortung des Unternehmens. Außer der Hardware selbst wird entsprechend kompetentes Personal benötigt. Das bedeutet nicht unerheblichen Aufwand. Dafür bestehen aber ununterbrochener Zugriff auf und volle Kontrolle über die Daten – optimale Bedingungen für den Datenschutz. Außerdem hat man somit weitreichende Individualisierungsmöglichkeiten.
On-Premise und SaaS haben jeweils ihre Vor- und Nachteile, und welche der Lösungen besser ist, hängt ganz von der Ausgangssituation des Unternehmens ab. In der Praxis ist die Frage entscheidend, ob die nötigen Ressourcen (also Server und IT-Personal) sowie das nötige Know-how bereits im Unternehmen vorhanden sind?
Falls ja, spricht viel für eine On-Premise-Lösung. Im gegenteiligen Fall ist eine Cloud-Lösung meist sinnvoller. Nicht zuletzt schon aufgrund der Kosten: Eigene Server inklusive des Personals sind teuer, und auch die Stromkosten sind zu berücksichtigen. Gerade für kleine und mittelständische Unternehmen bietet sich deshalb eine SaaS-Lösung an, bei der pro Monat oder nach Nutzung bezahlt wird, wobei Hardware, Betrieb und Wartung mitabgedeckt sind.
On-Premise versus SaaS: Was heißt das in Bezug auf EDI?
Auch beim Elektronischen Datenaustausch (EDI) stellt sich die Frage: selbst machen (On-Premise) oder auslagern (SaaS bzw. Cloud-EDI)? Die Entscheidung ist von mehreren Aspekten abhängig.
IT-Umgebung
Viele Großunternehmen betreiben eigene Rechenzentren inklusive Hardware und IT-Personal. In dem Fall ist es sinnvoll, diese Ressourcen zu nutzen und für die EDI-Anbindung lediglich eine Software hinzuzukaufen, welche EDI-Nachrichten konvertiert und überträgt. Ein Lizenzvertrag regelt die Verantwortlichkeiten von Unternehmen und Dienstleister; für Sicherung und Pflege der Daten ist jedoch typischerweise das Unternehmen selbst verantwortlich. Hier zeigt sich, dass neben der Hardware auch das entsprechende Know-how benötigt wird.
Kleinere Unternehmen sowie auch viele Mittelständler haben weder die Fachkenntnisse noch die physischen Ressourcen (Server), um EDI On-Premise zu betreiben. Statt nur die Software-Lizenz zu erwerben, kaufen Sie bei einem EDI-Dienstleister ein umfassendes Leistungspaket, das neben der Software auch die Nutzung der Hardware sowie Wartung, Backups und Support beinhaltet. Das macht die IT-Kosten planbar und außerdem gut skalierbar: Wenn später die EDI-Lösung ausgebaut werden soll, müssen keine IT-Ressourcen intern aufgestockt werden, sondern es kann einfach ein größeres Leistungspaket mit dem Dienstleister vereinbart werden.
Datenschutz
EDI On-Premise ist die in Datenschutz-Hinsicht sicherere Lösung. Denn wenn Daten selbst verwaltet werden, können Sie nicht in fremde Hände geraten. Mit dem Outsourcing an einen Dienstleister gibt man jedoch Daten heraus, was Unsicherheit erzeugt, ob diese auf den fremden Servern sicher sind. Nicht umsonst setzen viele Großunternehmen grundsätzlich auf On-Premise (nicht nur bei EDI). Mittels einer Compliance verbieten sie sich selbst, Cloud-Services zu nutzen, um keine Risiken bei der Datensicherheit einzugehen. Solche Richtlinien können je nach Branche sehr streng sein. Bei Sektoren wie Healthcare und Banking, wo besonders sensible Daten übermittelt werden, ist dies z.B. der Fall. Manche Unternehmen entscheiden sich also von vornherein für On-Premises – aus berechtigten Sicherheitsbedenken oder sogar gezwungenermaßen, um gesetzlichen Regelungen zu entsprechen.
Alle, die in der Entscheidung freier sind, sollten bedenken, dass auch Datensicherheit mit dem Know-how steht und fällt. Eine EDI-Cloud-Lösung bei einem seriösen und erfahrenen Anbieter mit entsprechend strengen Datenschutzmaßnahmen ist sicherer als eine nachlässige Selbstverwaltung der Daten. Oft reicht Cloud-Diensten zu Unrecht der Ruf voraus, den Datenschutz nicht ernst zu nehmen. Eine strengere Rechtslage sowie über die Jahre wachsende Erfahrung haben jedoch bewirkt, dass bewährte, etablierte Lösungen für Datenschutz in der Cloud geschaffen wurden. HÜNGSBERG etwa betreibt seine SaaS-Lösungen in einem nach ISO 27001 zertifizierten Rechenzentrum, dass zusätzlich dem BSI-Schutz unterliegt und damit den höchstmöglichen Standard an IT-Sicherheit erreicht.
Kosten / Investitionen
Auch die Kosten bzw. Investitionen hängen stark davon ab, ob bereits eine ausreichende IT-Infrastruktur im Unternehmen besteht, die auch für EDI genutzt werden kann. Wenn es z. B. ein eigenes Rechenzentrum gibt, kann eine On-Premises-Lösung ggf. mit geringen Zusatzkosten auf der ohnehin vorhandenen Hardware installiert werden. Dann fallen nur noch die Kosten für die Software-Lizenz an – unter der Voraussetzung, dass der technische Support bei Installation, Konfiguration und Betrieb der Software ebenfalls inhouse gewährleistet werden kann.
Für Unternehmen ohne Rechenzentrum ist die Einrichtung der nötigen IT-Umgebung jedoch meist zu teuer, und SaaS ist die bessere Lösung. Die Kosten dafür richten sich nach dem Leistungsumfang bzw. dem spezifischen Produkt des EDI-Providers, das je nach Unternehmensgröße, Branche, Anforderungen, Anzahl der anzubindenden Partner, benötigten Services etc. preislich anders gestaltet wird. Das Produkt clearDAX von HÜNGSBERG wird z. B. über eine monatliche Gebühr abgerechnet.
EDI-kompetentes Personal
Soll die Entscheidung zugunsten von EDI On-Premise ausfallen, muss entsprechend geschultes Personal vorhanden sein. Dies umfasst IT-Experten bzw. EDI-Berater, welche Einrichtung und Konfiguration der erworbenen Software durchführen sowie die technische Anbindung der Partner an das System. Des Weiteren verlangt eine EDI-Einführung aber auch ein umfassendes Projektmanagement. Dazu gehören die Analyse der gegenwärtigen Prozesse, das Definieren von Zielen, das Festlegen eines Zeitplans, die Kommunikation mit allen Entscheidungsträgern und Verantwortlichen, ebenso mit den Partnern, sowie ein Testlauf der EDI-Lösung vor dem Live-Betrieb. Außerdem müssen ggf. Stammdaten bereinigt werden und die Mitarbeiter geschult werden, deren Arbeitsabläufe durch EDI optimiert werden sollen.
Auf technischer Seite wiederum liegen Support und Monitoring, die ebenfalls gewährleistet werden müssen. Denn Fehler und Ausfälle müssen rund um die Uhr erkannt und behoben werden können. Software-Lizenzverträge enthalten zwar Updates und Support, jedoch nur hinsichtlich der Software selbst. Liegt z. B. bei einer Störung der Fehler an der Hardware, muss dieser selbst gefunden und behoben werden. Wenn aufgrund dessen eine Neu-Installation der Software oder eine Anpassung notwendig wird, die nur durch den Software-Anbieter vorgenommen werden kann, wird dies auch noch als Zusatzaufwand in Rechnung gestellt.
Der Zeit- und Personalaufwand ist bei On-Premise also höher. Hat man bereits ein erfahrenes Team zur Hand, ist er durchaus planbar. Wenn aber EDI ein bislang unbeackertes Feld ist, ist der Aufbau eines Teams langwierig und schwierig. Bei SaaS können solche Aufgaben an den EDI-Provider, etwa HÜNGSBERG, ausgelagert werden.
HÜNGSBERG bietet Ihnen sowohl umfassende EDI-Services als auch professionelles EDI-Consulting, um Sie bei der EDI-Implementierung zu unterstützen, beim Roll-Out zu begleiten, sowie Ihnen durch professionelle EDI-Schulungen Key User und andere Mitglieder ihres IT-Projektteams zu helfen.
Achtung: Saas heißt nicht unbedingt „fully managed“
Und hier ist ein entscheidender Knackpunkt: Die Aufgaben rund um EDI können ausgelagert werden; das heißt nicht, dass dies bei jedem SaaS-Angebot automatisch der Fall ist.
Konkret hängt dies von den im Vertrag enthaltenen Beratungs- und Serviceleistungen ab. Die EDI-SaaS-Angebote klaffen hier weit auseinander: Manche Anbieter liefern tatsächlich nur den Zugang zu den Funktionen der Software und lassen das Unternehmen mit allen anderen Aufgaben allein. Das betrifft sowohl technische als auch organisatorische Aspekte.
Die Technik: Support und Monitoring
Eine laufende Überwachung der EDI-Prozesse ist die Voraussetzung, um Fehler frühzeitig zu erkennen und zu beheben. Das Monitoring sollte daher möglichst lückenlos sein, d. h. es muss ständig überprüft werden, ob alle Nachrichten korrekt versandt und empfangen wurden und die übermittelten Dokumente unversehrt sind. Hat das Unternehmen dies selbst zu stemmen, werden Fehler oft nicht oder erst sehr spät erkannt. Im Vertrag mit dem EDI-Dienstleister sollte darauf geachtet werden, dass ein umfassendes Monitoring enthalten ist. Normalerweise erfolgt dies durch automatisierte Meldungen bei Unstimmigkeiten. Und idealerweise wird es rund um die Uhr und an jedem Tag im Jahr zugesichert.
Nicht nur die Meldung, sondern auch die Behebung von Fehlern ist ein kritischer Punkt. Denn je länger diese dauert, desto länger ruhen Geschäftsprozesse und desto negativer sind die Auswirkungen auf Effizienz und Umsatz. Nun bieten die meisten EDI-SaaS-Lösungen Support bei Fehlern. Der entscheidende Unterschied ist aber, ob dieser Support reaktiv oder proaktiv ist. Im ersten Fall muss das Unternehmen den Fehler melden und den Dienstleister kontaktieren. Dies ist an sich bereits zeitraubend, und die Antwortzeiten können zudem sehr unterschiedlich ausfallen. Bis man qualifizierte Hilfe erhält, kann zusätzlich Zeit verstreichen. Bei proaktiver Fehlerbehebung erfolgt eine automatische Meldung direkt an den EDI-Dienstleister. Dieser kann also sofort mit der Problembehandlung beginnen, ohne dass dazu eine Kommunikation mit dem Unternehmen nötig wäre. Ferner zeichnet sich ein guter Support dadurch aus, dass man feste Ansprechpartner auf Dienstleisterseite hat.
Das Projektmanagement: Organisation und Beratung
Bis eine EDI-Lösung erfolgreich implementiert ist und wie geplant läuft, ist es oft ein langer Weg. Von der Zieldefinition und dem Festlegen eines Fahrplans über die Kommunikation mit allen Verantwortlichen bis hin zu Testläufen werden viele Arbeitsstunden verschlungen – umso mehr, wenn die nötige Erfahrung in EDI-Projekten fehlt. Es ist also sinnvoll, auch solche Leistungen miteinzukaufen, um den internen Aufwand gering und planbar zu halten. Folgende Fragen sind in diesem Zuge wichtig:
- Unterstützt der EDI-Provider bei der Planung des Projekts?
- Übernimmt er das Onboarding der Partner?
- Wird die gesamte EDI-Anbindung bis zum Live-Betrieb begleitet?
Bei vielen SaaS-Lösungen muss z. B. das Unternehmen die Dokumente und Informationen bei den anzubindenden Partnern selbst einholen. Oder es ist kein Testlauf vorgesehen, bevor die Lösung in den Live-Betrieb geht.
EDI-Dienstleister wie HÜNGSBERG dagegen planen diese Leistungen in ihren Servicepaketen mit ein, sodass EDI zeitnah und effizient umgesetzt werden kann.
Fazit EDI On-Premises versus SaaS
Welche Lösung besser ist, hängt also von diversen Faktoren ab. Grundsätzlich kann man aber Folgendes festhalten:
Vorteile von On-Premise-EDI
- Geringe Kosten durch Nutzung der vorhandenen IT-Umgebung
- Individualisierung in hohem Grad möglich
- Compliance-Konformität hinsichtlich des Datenschutzes
Vorteile von SaaS-EDI
- Kalkulierbare Kosten
- Skalierbare Lösung
- Auslagern des Risikos von technischen Störungen
- Ggf. umfassende Zusatzleistungen
EDI-Lösungen von HÜNGSBERG
HÜNGSBERG bietet sowohl Software für EDI On-Premise als auch SaaS inklusive umfangreichem Service – und das seit mehr als 40 Jahren!
Unser Produkt ediDAX etwa ist für den Betrieb auf der eigenen Hardware gedacht. ediDAX wird direkt an ERP-Systeme angebunden, um EDI-Nachrichten zu konvertieren und zu übertragen. Die Software unterstützt ODETTE- und VDA-Standards und eignet sich damit insbesondere für Zulieferer der Automobilindustrie aber auch andere Branchen wie Handel und Logistik. Der modulare Aufbau macht die Lösung preislich gut skalierbar. Der ediDAX unterstützt allgemein gültige Formate, z.B. EDIFACT sowie gängige Kommunikationsprotokolle wie OFTP2, AS2, FTP oder X.400.
Bei clearDAX dagegen handelt es sich um eine Kommunikations- und Konvertierungssoftware on Demand (SaaS), also eine EDI-Cloud-Lösung, welche für alle Branchen geeignet ist. Unser clearDAX läuft auf einem externen Server von HÜNGSBERG mit zertifiziertem Rechenzentrum. Da wir wissen, wie wichtig Service ist, unterstützen wir Sie Schritt für Schritt, um die EDI-Anbindung erfolgreich zu realisieren.
Zudem können wir mit dem webDAX, dem Nachfolger unserer Standalone Lösung logDAX eine webEDI Cloud – Kommunikationslösung bieten, die keine Integration in ein ERP voraussetzt und die Anbindung von und für Kleinanbieter ermöglicht. Unser webDAX ist für alle Branchen geeignet.
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