UN/EDIFACT steht für „Electronic Data Interchange for Administration, Commerce and Transport«, also: »elektronischer Datenaustausch für Verwaltung, Handel und Transport“. UN/EDIFACT ist der außerhalb Nordamerikas am weitesten verbreitete EDI-Dateiformatstandard. Es definiert ein weltweit ratifiziertes Regelwerk, welches den elektronischen Austausch von Handels- Verwaltungs- und Transportdokumenten im Rahmen des branchenübergreifenden, zwischenbetrieblichen Geschäftsverkehrs von zwei oder mehr Geschäftspartnern ermöglicht. Diese internationalen Richtlinien für B2B-Nachrichten werden in vielen Branchen häufig verwendet.
Wozu benötige ich UN/EDIFACT?
Insbesondere für die Auftragsabwicklung, die zahlreiche Schnittstellen zu Geschäftspartnern aufweist, ergeben sich vielfältige Möglichkeiten zur Substitution papiergebundener Kommunikation durch elektronische Datenübertragung (EDI) mittels EDIFACT.
Neben vielen anderen Vorgängen kann u.a. folgendes mit UN/EDIFACT in elektronische Form überführt werden:
- Angebotsanforderung
- Angebotsausstellung
- Lieferabruf
- Bestellung
- Liefermeldung
- Rechnungsstellung
- Zollerklärung, Zahlungsauftrag oder Zahlungsbestätigung
Der EDI Dateiformatstandard UN/EDIFACT wurde unverändert in die ISO-, CEN- und DIN-Normenwerke übernommen.
Was ist das Ziel von UN/EDIFACT ?
Das Ziel von EDIFACT ist die Optimierung und Standardisierung des Datenflusses zwischen Geschäftspartnern (EDI Standards).
Dies gelingt durch die Definition von einheitlichen Segmenten und Elementen. Diese beschreiben z.B. die Angaben der elektronischen Datei oder auch der verschiedensten Belegarten wie z. B. Rechnung, Lieferscheine oder auch Bestellung. So wurde ein Standard für den weltweiten Einsatz erschaffen.
Überblick über die EDIFACT Nachrichten:
Jede EDIFACT-Nachricht ist durch ein international einheitliches und eindeutiges, sechsstelliges Kürzel gekennzeichnet. Zu den gängigsten EDIFACT Formaten gehören unter anderem:
- ORDERS – Bestellung (Auftrag)
- ORDRSP – Auftragsbestätigung
- DESADV – Lieferavis (Lieferschein)
- INVOIC – Rechnung
- PRICAT – Preisliste und Artikeldaten
- DELFOR – Lieferabruf
Die nachfolgende Tabelle gibt Ihnen einen guten Überblick über weitere wichtige EDIFACT-Nachrichten:
UN/EDIFACT: Aufbau, Struktur und Syntax einer EDIFACT-Nachricht (EDIFACT Datei)
Im Folgenden werden elementare und strukturgebende Bereiche wie die Syntax von EDIFACT erläutert. Diese Auswahl wurde bewusst getroffen, da anhand der Syntax der grundlegende Aufbau einer EDI-Norm verdeutlicht werden kann. Dieser ist prinzipiell auf andere Normen übertragbar.
Der UN/EDIFACT Standard ist sehr umfangreich, es existieren für fast jeden Geschäftsvorfall und jede Branche eigene Elemente. Daraus entwickelten sich wieder Untergruppen, die sog. Subsets. Für die Branche Handel entstand daraus z.B. das Subset EANCOM, welches nur die absoluten Muss-Felder des EDIFACT-Standards und die branchenspezifischen Kann-Felder enthält.
Aber welche Vorteile bringen diese Subsets? Durch die Bildung von Subsets sind die Nachrichten leichter zu handhaben und besser zu verstehen.
Syntax einer Nachricht
Die EDIFACT-Regeln basieren, wie eine Sprache auch, auf einem zu verwendenden Zeichensatz:
- dem Wortschatz (Datenelemente)
- der Grammatik (Syntax)
Ausgehend von den Datenelementen, Datenelementgruppen und Segmenten der Syntax und den Richtlinien für die Entwicklung von Nachrichtentypen werden weltweit anwendbare einheitliche Nachrichten geschaffen. Die Syntax enthält Regeln, anhand derer zwischen den Kommunikationspartnern ausgetauschte Nachrichten -unabhängig von verwendeter Hard- und Software- einheitlich und für alle beteiligten Geschäftspartner oder Lieferanten gleich gut verständlich strukturiert werden können.
Zudem kann die Syntax durch den Anwender bei Bedarf geändert werden. So kann der Anwender die Übertragungsdateien reduzieren, so dass nur die tatsächlich erforderlichen Nachrichteninhalte übertragen werden. Bei EDIFACT handelt es sich um keine starre Norm. Geschäftspartner haben so die Möglichkeit, festzulegen, welche Inhalte (z.B. „Felder“ bzw. Datenfelder) übermittelt werden sollen.
Die Segmente und Datenelemente sind in ihrer Länge variabel. Ihr Inhalt muss im Gegensatz zu Datensätzen fester Länge nicht mit Leerzeichen oder Nullen gefüllt werden. Es werden nur die Segmente, Datenelementgruppen und Datenelemente übertragen, für die in der aktuellen Nachricht Inhalte vorhanden sind. Das führt zu deutlichen Einsparungen in der Datenübermittlung.
Auswahl wichtiger UN/EDIFACT Syntaxelemente
Es gibt ca. 200 Nachrichtenformate, welche u.a. folgende Syntaxelemente aufweisen:
- Variable Segmentlängen
- Es gibt Muss- und Kann-Segmente
- Es gibt Muss- und Kann-Composite und Felder
- EDIFACT Segmente werden mit Hochkomma ‘ abgeschlossen
- Pluszeichen (+) sind Segment-Trenner
- Doppelpunkte (:) sind Composite-Trenner
- Jede EDIFACSubsets Datei beginnt mit einem UNB Segment
- Mindestens ein UNH Segment und ein UNT Segment pro Datei
- Jede EDIFACT Datei endet mit einem UNZ Segment
Voraussetzungen für die Nutzung von EDIFACT
Für die Nutzung von EDIFACT benötigt Ihr System – z.B. das ERP-System – eine entsprechende EDI-Schnittstelle; diese wird z.B. in Form eines EDI-Moduls angeboten.
Haben Sie Fragen zu UN / EDIFACT oder benötigen Sie Hilfe beim elektronischem Datenaustausch? Kontaktieren Sie uns gerne unverbindlich – wir freuen uns auf Sie!
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