Was haben zwei Pizzen mit erfolgreichem IT-Projektmanagement zu tun? Für den Erfolg komplexer IT-Projekte, etwa die Einführung eines ERP-Systems oder die Implementierung von EDI im Unternehmen ist effizientes IT-Projektmanagement unabdingbar. Was die sog. Zwei-Pizza-Regel und Amazon Gründer Jeff Bezos damit zu tun haben, erfahren Sie in diesem Artikel…
Was ist die Zwei-Pizza-Regel?
Die Zwei-Pizza-Regel besagt, dass an einem Meeting maximal genau so viele Personen teilnehmen sollten, wie man von zwei großen Pizzen satt bekommen würde – fünf bis maximal neun Personen. Diese Regel geht auf Amazon Gründer Jeff Bezos zurück, der dadurch eine effektivere Nutzung von Sitzungszeit und somit effizientere und produktivere Meetings erwirkt hat.
Stanford Studie: Ungefähr 7 Personen sind ideal für effiziente Meetings
Laut einer Standford Studie sollten am besten ungefähr sieben Personen (plus minus zwei) an einem Termin teilnehmen. Diese ideale Teilnehmerzahl für Meetings deckt sich also mit der 2-Pizza-Regel, manchmal auch Zwei-Pizza-Team-Concept genannt, wenn man annimmt, dass ca. 4 Personen von einer Pizza satt werden.
Bei zu wenigen Teilnehmern besteht die Gefahr, dass zu wenig Input generiert wird und das Meeting mangels unterschiedlicher Perspektiven unproduktiv oder nicht zielführend abläuft.
Mehr als 9 Personen hingegen mindern das Ziel eines ergebnisorientierten Termins, sodass bei Amazon sogar nur 8 Personen als maximale Obergrenze in einem Meeting erlaubt sind.
Vorteile der Zwei-Pizza-Regel
Halten sich Unternehmen bei Terminen an die 2-Pizza-Regel, bringt das den Unternehmen u.a. folgende Vorteile:
- Niedrigeres Risiko einer Fehlkommunikation im Meeting
- Leichtere Moderierung von kleineren Gruppen
- Effizientere und leichtere Zusammenarbeit aller Teilnehmer
- Ideale Dialogförderung und optimale „Redezeit“ aller Beteiligter
Wie ersichtlich, spricht vieles für die Einhaltung der 2-Pizza-Regel. Insbesondere bei solch komplexen Projekten und Meetings wie der Einführung von EDI oder eines ERP-Systems. Im IT-Projektmanagement ist es immens wichtig, alle Abteilungen und Entscheider zu Wort kommen zu lassen und deren Empfehlungen oder Einwände zu hören. Die 2-Pizza-Regel kann hierbei ein wichtiges Planungs- und Steuerungstool sein. Viele Moderationstechniken und Projektmanagement Methoden funktionieren mit fünf bis neun Teilnehmern sehr gut.
Negative Folgen von falschen Teilnehmergrößen
Der Erfolg von Amazon sowie die o.g. Vorteile der Zwei-Pizza Regel liegen auf der Hand und werden von Studien bestätigt. Doch was passiert bei zu kleinen oder großen Teilnehmerkreisen?
Ist die Gruppe zu klein, besteht die Gefahr, dass sich die dominantere Persönlichkeit durchsetzt. Auch eine mangelnde Diversität der Gruppe, zu geringe Perspektiven und Meinungen sind Nachteile einer zu geringen Gruppengröße in IT-Meetings, Terminen und Gruppendiskussionen.
Bei zu vielen Teilnehmern leidet meist die Effizienz, es kommt zu Gruppendynamiken, ggf. Konflikten und einer weniger zielführenden Entscheidung im Meeting.
Unterschiedliche Rollen in einem IT-Projekt
Um ein IT-Projekt, etwa die Umsetzung von elektronischem Datenaustausch in Ihrem Unternehmen, erfolgreich zu planen und umzusetzen, ist es wichtig, die verschiedenen Rollen im IT-Projektmanagement zu kennen und sinnvoll zu besetzen.
Im Falle eines EDI Projekts gibt es verschiedenen Rollen innerhalb Ihres Unternehmens, u.a. einen Projektmanager, einen Key-User sowie die verschiedenen Fachbereiche, die intern für die korrekte Planung, Umsetzung und Steuerung des EDI-Projektes sorgen.
Auch gibt es einen erfahrenen EDI Dienstleister, der – wie HÜNGSBERG – durch seine Erfahrung operativ wie strategisch bei der Planung und Umsetzung sowie „zwischen“ den beteiligten IT-Projektparteien erfolgreich übersetzen kann. HÜNGSBERG liefert mit seinen erfahrenen EDI-Consultants eine zuverlässige EDI Beratung, hilft bei der EDI Implementierung oder anderen wichtigen Projekt-Fragestellungen.
Unsere HÜNGSGERG Berater reagieren z.B. jederzeit auf branchenspezifische EDI Herausforderungen (innerhalb eines ERP Systems), helfen Ihnen beim EDI Onboarding Prozess oder unterstützen Ihr Team proaktiv beim Monitoring oder der Fehlerbehebung. In folgendem Artikel haben wir für Sie beschrieben, wie Sie einen passenden EDI-Provider für Ihr Projekt finden und was ein EDI-Dienstleister bieten sollte.
Neben einem kundeninternen Projektteam und einem zuverlässigen EDI-Provider gibt es ggf. auch weitere Projektrollen, die von Kunden, ERP-Beratungshäusern, Ihren Lieferanten oder öffentlichen Auftraggebern besetzt werden können.
Praxis-Tipps, um die Zwei-Pizza-Regel umzusetzen
Was können Sie tun, um die ideale Teilnehmerzahl in ihrem nächsten Meeting zu erreichen? Folgende Tipps helfen Ihnen, die Teilnehmeranzahl zu reduzieren und ein effizientes und produktives Meeting sicherzustellen:
- Welche Teilnehmer sind für das Meeting unverzichtbar:
Wer wird unbedingt im Termin benötigt, wer bringt Expertise, einzigartige Perspektiven mit und auf wen kann verzichtet werden?
- Klären Sie im Vorfeld Ihre Meetingziele ab:
Klären Sie im Vorfeld des Termins, welche Erwartungen und Zielsetzungen das Meeting hat bzw. was Sie von den Teilnehmern erwarten?
- Erklären Sie Teilnehmern Terminabsagen / „Ausladungen“ transparent:
Sie müssen Kollegen absagen, um die ideale Teilnehmeranzahl für produktive Meetings zu erreichen? Dann begründen Sie diese Absagen im Vorfeld, um Fehlkommunikation zu vermeiden und Konflikte auszuschließen.
Ihre EDI Projektplanung und -umsetzung mit HÜNGSBERG
Der Erfolg komplexer IT-Projekte ist untrennbar mit effizientem IT-Projektmanagement verbunden. Benötigen Sie EDI für Ihr ERP-System, kompetente EDI Beratung auf Augenhöhe oder planen Sie, zukünftig ein EDI Projekt umzusetzen?
HÜNGSBERG ist Ihr kompetenter Partner beim Austausch und der Optimierung von Daten und Prozessen. Wir bietet Ihnen individuell auf Ihre Anforderungen abgestimmte EDI Lösungen für alle Branchen sowie exzellente und zuverlässige Services – und das seit über 40 Jahren!
